Declaraties zijn voor veel organisaties een frustrerende bron van inefficiëntie. Medewerkers vullen handmatig formulieren in, e-mails vliegen heen en weer, en de HR- of financiële afdeling moet controleren of de ingediende kosten wel binnen het beleid vallen.
Het gevolg?
Fouten, vertragingen, dubbele claims en ontevredenheid. En dat allemaal voor relatief eenvoudige administratieve processen.
“Ik wist niet zeker of ik dat diner mocht declareren, dus ik heb het maar gewoon geprobeerd.”
Bij groeiende organisaties neemt dit probleem alleen maar toe. Tijd om dat te automatiseren.
Unify AI ontwikkelt een slimme AI-agent die je declaratieproces volledig automatiseert – van aanvraag tot validatie. Deze agent leest, controleert en verwerkt ingediende declaraties op basis van je HR-beleid, gekoppelde systemen en budgetregels.
De medewerker hoeft alleen nog een simpele vraag te stellen via een chatinterface of declaratieformulier, zoals:
“Mag ik parkeerkosten in België declareren?”
“Hier is mijn bon van €32,45 van het klantdiner – klopt dit?”
De AI-agent:
- Valideert de declaratie automatisch op basis van HR-beleid, locatie, type kosten en rol van de medewerker.
- Koppelt aan je verlonings- of boekhoudsysteem (Exact, Nmbrs, SAP, AFAS, e-Boekhouden.nl etc.).
- Stelt vervolgacties voor (automatisch goedkeuren, afwijzen met uitleg, of doorsturen voor controle).
- Geeft realtime feedback aan de medewerker, inclusief toelichting bij afwijzingen.
Koppelingen met systemen
Onze AI-agent integreert eenvoudig met:
HR-systemen zoals AFAS, Workday, Nmbrs
Boekhouding via Exact, Yuki, Twinfield
Chattools zoals Teams, Slack of webportalen
Interne documentatie (bijv. PDF’s van beleidsregels)
Resultaten
✅ Tot 80% minder handmatige controles door HR of finance
✅ Realtime duidelijkheid voor medewerkers over wat wel en niet mag
✅ Snellere verwerking van declaraties – vaak direct afgehandeld
✅ 100% compliant met HR-beleid en fiscale regels
✅ Inzicht in trends en afwijkingen door automatische rapportages
Waarom Unify AI?
Onze agents worden getraind op jouw interne processen, regels en taalgebruik. We zorgen voor een veilige implementatie, transparante werking en continue optimalisatie. Je hoeft dus geen AI-expert te zijn – dat zijn wij.
“Sinds de AI-agent declaraties valideert, is ons proces eindelijk schaalbaar. Zelfs pieken aan het einde van de maand zijn geen probleem meer."
Benieuwd wat AI voor jouw organisatie kan betekenen? We denken graag vrijblijvend met je mee.
