De uitdaging:
Te veel tijd kwijt aan administratieve terugkerende taken
In administratie en operations komt dagelijks een stortvloed aan informatie binnen via e-mails, documenten en systemen. Medewerkers zijn uren kwijt aan:
- Het samenvatten van e-mails
- Handmatig bijwerken van dossiers
- Kopiëren/plakken van gegevens tussen tools
- Het maken van statusupdates en rapportjes
“We hadden geen tijd meer voor controle of overzicht. We waren alleen nog bezig met bijhouden.”
— Operationeel Manager bij een installatiebedrijf
De oplossing: AI als administratief medewerker
Bij Unify AI ontwikkelden we de AI Administratie Agent – een digitale assistent die e-mails, documenten en workflows zelfstandig verwerkt en samenvat.
Wat deze AI-agent doet:
- Scant inkomende e-mails of documenten (bijv. opdrachten, klantvragen, updates)
- Vat de inhoud samen in 2 zinnen
- Maakt automatisch een statusupdate voor je CRM, ERP of projecttool
- Slaat bijlagen op de juiste plek op (bijv. per klant of project)
Voorbeeld: zo werkt het
E-mail van klant:
“Hoi, hierbij het aangepaste bestek. Graag verwerken in project 1123. Laat even weten of alles duidelijk is.”
AI Agent verwerkt dit als:
- ✔️ Bestek toegevoegd aan project 1123
- 📝 Samenvatting: aangepast document ontvangen, klant wacht op bevestiging
- 🔔 Reminder gezet voor opvolging over 2 dagen
Alles gebeurt automatisch. Je team hoeft alleen nog te checken of het klopt.
Wat levert het op?
✅ Tot 10 uur per week per medewerker bespaard
✅ Altijd up-to-date klant- en projectinformatie
✅ Minder fouten door handmatig overtypen
✅ Sneller kunnen reageren op nieuwe informatie
✅ Meer rust en overzicht in de werkdag
“We doen nu met 3 mensen wat eerst met 5 moest. En niemand mist het overtypen.”
— Directeur Operations, mkb-bedrijf in de bouwsector
Waarom kiezen voor Unify AI?
Onze AI-agents zijn geen one-size-fits-all bots. Ze begrijpen je processen, herkennen je documenten en spreken je taal. Of je nu werkt met Exact, AFAS, Moneybird, of een interne SharePoint-structuur — wij koppelen naadloos met jouw systemen.
En natuurlijk: alles volledig AVG-proof, veilig en schaalbaar.
📂 Wil je dit in actie zien? Vraag een demo aan of bekijk de volgende usecase.
