AI agents voor Exact Online: hoe je factuurcontrole automatiseert zonder dure IT

# AI agents voor Exact Online: hoe je factuurcontrole automatiseert zonder dure IT

Opening

Vrijdagmiddag 17:00, je zit nog facturen in te kloppen omdat Exact Online waarschuwingen mist. Leveranciers wijzigen prijzen, PO-nummers kloppen niet, en jij mag het uitzoeken. Het probleem? Factuurcontrole is traag, foutgevoelig en kostbaar.

Teaser

Een AI agent haalt facturen uit Exact Online, checkt regels tegen PO/contract, markeert afwijkingen en laat jou alleen de uitzonderingen afhandelen.

Het probleem: factuurcontrole vreet tijd (en marge)

• Handmatig matchen van facturen, PO’s en contracttarieven kost uren per week.
• Kleine afwijkingen slippen erdoor, grote afwijkingen ontdek je te laat.
• Compliance-risico: incompleet audit trail, menselijke fouten.
• Impact: gemiddeld 5–10 uur per week voor finance + risico op dubbele betalingen.

De oplossing: AI agent in Exact Online

Hoe het werkt:

1) Inlezen: Agent haalt nieuwe facturen en bestelbonnen uit Exact Online (API).

2) Regeldetectie: OCR/structured data → regels per leverancier gestandaardiseerd.

3) Regels check: Vergelijkt prijs/hoeveelheid met contract/PO, BTW en betaaltermijn.

4) Afwijkingen: Markeert verschillen (bijv. >2% prijsafwijking) en suggereert correctie.

5) Goedkeuring: Alleen uitzonderingen gaan naar jou; rest wordt voorbereid voor boeking.

6) Logging: Audit trail met alle aanpassingen en beslissingen.

Resultaat: Minder handwerk, minder fouten, sneller maandafsluiten. Tijdwinst: van 5–10 uur per week naar ~1–2 uur (alleen uitzonderingen).

Praktijkvoorbeeld (fictief, MKB groothandel)

• Situatie: 400 facturen/maand, veel prijswijzigingen per leverancier.
• Oplossing: AI agent checkt prijsregels, BTW, levertijd; stuurt uitzonderingen naar finance Slack-kanaal met één-klik-approval.
• Resultaat: 85% minder handmatige checks, ~6 uur per week bespaard, twee dubbele betalingen per kwartaal voorkomen.

Wat heb je nodig?

• Exact Online toegang + API-token.
• Contract/PO-data (CSV/Excel/SharePoint) of uit inkoopmodule.
• Regels voor afwijkingen (bijv. “prijsafwijking >2% = blokkeren”).
• Optioneel: koppeling met leveranciersportaal voor statusupdates.

Implementatie in 30–60–90 dagen

• 0–30 dagen: Datastromen aansluiten (Exact Online API), leveranciersmapping, testset van 50 facturen draaien.
• 30–60 dagen: Regels finetunen, uitzonderingen-review met finance, audit trail valideren.
• 60–90 dagen: Opschalen naar alle leveranciers, SLA’s voor afwijkingen, rapportage naar MT.

Voordelen voor finance

• Minder repetitief werk; focus op uitzonderingen.
• Snellere betaalrondes, minder boetes/te late betalingen.
• Compleet audit trail voor controle en accountants.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn team verkleinen?

Nee. Je verlegt tijd van overtypen naar uitzonderingsbesluitvorming en cashflow-optimalisatie.

Hoe veilig is dit?

API-koppeling met rolgebaseerde toegang; audit trail logt elke wijziging. Data blijft binnen jouw omgeving + compliant inrichting.

Wat als leveranciers ongestructureerde PDF’s sturen?

OCR + templating per leverancier; na 1–2 weken heb je stabiele herkenning.

Kost dit maatwerkontwikkeling?

Nee, agent draait op bestaande Exact Online API’s en een lichte rule set; aanpassingen zijn configuratie-gedreven.

Hoe snel live?

Eerste versie in 2–3 weken met 1–2 leveranciers; volledige uitrol binnen 60–90 dagen.

CTA

Laat ons je facturen scannen (gratis, 15 min). We tonen exact hoeveel tijd en fouten je kunt besparen in Exact Online, inclusief een voorbeeld met jouw eigen facturen.

---

Interne links (aanbevolen):

• Link naar `/ai-agents/exact-online-factuurverwerking` (indien live).
• Link naar relevante finance-use case of insight.