Privacyverklaring

Wie we zijn

UnifyAI B.V., gevestigd in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42090796, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens op unify-ai.nl. Aanspreekpunt voor privacy is Erwin Berkouwer, bereikbaar via connect@unify-ai.nl.

Voor gegevens die we als opdrachtnemer voor een klant verwerken, bijvoorbeeld in een AI-agent die we voor dat bedrijf bouwen, is de klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Daarvoor sluiten we per opdracht een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens we verwerken

• Gesprekken met de UnifyAI Agent: wat je typt, de AI-scans, AI-kansenkaarten en AI-agent-designs die de agent maakt en een willekeurige sessiesleutel in je browser. Zolang je niets bewaart, weten we niet wie je bent.
• Als je een gesprek bewaart: je e-mailadres, en als je die invult je naam en bedrijf, met het moment waarop je toestemming gaf.
• Als je je adviesrapport naar collega’s stuurt: de e-mailadressen die je opgeeft. We gebruiken ze alleen om dat ene rapport te versturen.
• Als je een website-adres invult: de openbare tekst van die website, die de agent ophaalt om een eerste AI-scan te maken.
• Als je een bedrijfsnaam noemt zonder webadres: die naam, waarmee de agent op internet opzoekt welk bedrijf je bedoelt. Je kiest zelf of het klopt.
• Als je een kennismaking plant of een formulier invult: naam, e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer als je dat geeft, en wat je in het bericht schrijft.
• Als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief: je e-mailadres en het moment waarop je je aanmelding bevestigde. Je staat pas op de lijst nadat je op de link in de bevestigingsmail klikt.
• Als je solliciteert: je naam, e-mailadres, telefoonnummer als je dat geeft, je vak, je LinkedIn- of portfoliolink, wat je over jezelf schrijft en je cv als je dat meestuurt.
• Als je klant bent: de gegevens in je persoonlijke klantomgeving, zoals contactpersonen, het voorstel, je akkoord (naam, e-mailadres en tijdstip) en facturen.
• Technische gegevens: IP-adres (kort, tegen misbruik), browser en bezochte pagina’s. Analytische en advertentiecookies alleen met je toestemming.

Waarvoor we ze gebruiken

• Je vraag beantwoorden en een AI-scan, AI-kansenkaart of AI-agent-design voor je maken.
• Een kennismaking inplannen en je daarna een voorstel sturen.
• Een opdracht uitvoeren en factureren.
• Je de nieuwsbrief sturen, als je je daarvoor aanmeldde. Afmelden kan met één klik onderaan elke nieuwsbrief.
• Meten welke advertenties tot een aanvraag leiden, alleen als je advertentiecookies accepteert.
• Een bewaard gesprek terugzetten in ons klantsysteem, zodat Erwin ziet wat je besprak voordat hij je spreekt.
• De agent verbeteren. Daarvoor gebruiken we gesprekken zonder namen, e-mailadressen of andere gegevens die naar jou leiden. We laten externe modellen er niet op trainen.
• Misbruik voorkomen, zoals spam en pogingen de agent iets anders te laten doen.

Grondslag

• Toestemming: als je een gesprek bewaart, analytische of advertentiecookies accepteert of je aanmeldt voor de nieuwsbrief.
• Wettelijke plicht: facturen en administratie bewaren.
• Uitvoering van een overeenkomst of stappen daarvoor: als je een kennismaking plant of offerte vraagt.
• Gerechtvaardigd belang: het gesprek met de agent vastleggen om het te kunnen voeren en te verbeteren, en misbruik tegengaan. Dat het gesprek bewaard wordt, staat hier; de agent meldt bij elk gesprek dat je met een AI praat.

De UnifyAI Agent

De UnifyAI Agent is een AI. Dat staat bovenaan elk gesprek, en wat de agent maakt draagt het label "Gemaakt door de UnifyAI Agent". De agent werkt met Claude, een taalmodel van Anthropic. Anthropic verwerkt de tekst van het gesprek om een antwoord te geven, onder een verwerkersovereenkomst, en gebruikt die niet om zijn modellen te trainen.

Geeft Anthropic een storing, dan neemt een taalmodel van OpenAI het gesprek over, zodat je niet vastloopt. OpenAI verwerkt dan dezelfde tekst, ook onder een verwerkersovereenkomst en zonder er zijn modellen op te trainen.

Wat de agent maakt, zoals het AI-adviesrapport, is een eerste inschatting op basis van wat je vertelt en wat openbaar over je bedrijf te vinden is. De agent neemt geen besluiten over je; een voorstel maakt altijd een mens.

Het taalmodel heeft geen toegang tot onze database. Alles wat wordt opgeslagen, loopt via onze eigen server.

Deel geen gevoelige gegevens in het gesprek, zoals medische gegevens of wachtwoorden. Die zijn niet nodig.

Doorgifte buiten de EU

Anthropic en OpenAI (de agent), Resend (e-mail), Google en LinkedIn zijn Amerikaanse bedrijven of maken deel uit van een Amerikaans concern. Gegevens kunnen daardoor in de Verenigde Staten worden verwerkt. Dat gebeurt op basis van de EU-standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework, met aanvullende afspraken in de verwerkersovereenkomst.

E-mail die wij je sturen

Als wij je een e-mail sturen om kennis te maken of iets te laten zien, meten we of die e-mail is geopend en of er op een link in de e-mail is geklikt. Dat doen we met een onzichtbaar plaatje in de e-mail en met links die via ons eigen platform (erp.unify-ai.nl) lopen. We leggen per e-mail vast wanneer hij voor het eerst is geopend, hoe vaak, en op welke link is geklikt. We gebruiken hiervoor geen cookies en volgen je niet buiten die e-mail.

We gebruiken deze gegevens alleen om te zien of onze e-mail aankomt en iets voor je betekent, en om je niet opnieuw te mailen als je al hebt gereageerd. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het benaderen van zakelijke relaties. We bewaren deze gegevens 13 maanden. Onder elke e-mail van deze soort staat een afmeldlink: na één klik krijg je er geen meer. Wil je niet dat wij zien of je een e-mail opent, zet dan in je mailprogramma het automatisch laden van afbeeldingen uit.

Met wie we gegevens delen

• Hetzner (Duitsland): hosting van de website en de database.
• Anthropic (VS): het taalmodel achter de UnifyAI Agent, en het opzoeken van een bedrijfsnaam.
• OpenAI (VS): reserve-taalmodel als Anthropic een storing heeft, en met je toestemming voor advertentiecookies het meten van advertenties in ChatGPT.
• Resend (VS): versturen van bevestigingsmails en de nieuwsbrief.
• Google (Ierland/VS): e-mail en agenda voor kennismakingen, de Google-reviews op de site, en met je toestemming websitestatistieken (Google Analytics) en advertentiemeting (Google Ads).
• LinkedIn (Ierland/VS): met je toestemming voor advertentiecookies het meten van advertenties op LinkedIn.
• Specialisten uit ons netwerk die aan jouw opdracht werken, onder geheimhouding en alleen als je klant wordt.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Gesprekken zonder naam of e-mailadres: zolang ze helpen de agent te verbeteren, zonder gegevens die naar jou leiden.
• Bewaarde gesprekken en leads: tot je vraagt ze te verwijderen, of uiterlijk twee jaar na het laatste contact als er geen opdracht volgde.
• Klantgegevens en facturen: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
• Of en wanneer je een e-mail van ons opende en waarop je klikte: 13 maanden.
• Sollicitaties: vier weken, of een jaar als je daar in het formulier toestemming voor gaf. Daarna verwijderen we ze, met je cv.
• IP-adressen voor misbruikbeveiliging: hooguit een paar dagen.

Cookies

Noodzakelijke cookies en de sessiesleutel van de agent gebruiken we altijd; zonder die werkt de site of het gesprek niet. Analytische cookies (Google Analytics) en advertentiecookies (Google Ads, LinkedIn en OpenAI) plaatsen we pas als je daarvoor kiest in de cookiebalk. Je kunt je keuze altijd aanpassen onderaan de pagina. Een gesprek met de agent koppelen we alleen aan je surfgedrag op de site als je daar toestemming voor gaf.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, bezwaar maken, de verwerking laten beperken en je gegevens meenemen. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Mail connect@unify-ai.nl; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

We beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen, toegang op basis van rollen en databaseregels per tabel. Alleen wie het voor zijn werk nodig heeft, kan klantgegevens zien.

Wijzigingen

Past deze verklaring zich aan, dan zie je dat aan de datum bovenaan. Bij grote wijzigingen melden we het op de site.