Contract- en vervaldatumbewaking met AI
Deze agent leest contractgegevens (looptijd, opzegtermijn, verlengingsvoorwaarden) in en signaleert ruim voor de deadline dat een besluit nodig is, zodat contracten niet ongewenst automatisch verlengen of te laat worden opgezegd.
In het kort
ca. 3-5 uur/week
tijdsbesparing
Kwalitatief: voorkomt gemiste opzegtermijnen en ongewenste automatische verlengingen; exacte besparing hangt af van aantal en waarde van contracten
verwachte ROI
Live in 3 weken
van intake tot productie
AVG-compliant
EU-hosting & human-in-the-loop
Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.
Voor & na
Van handmatig naar automatisch
Opzegtermijnen worden gemist door versnipperd overzicht
- Contracten staan verspreid in mail, mappen en systemen zonder centraal overzicht
- Opzegtermijnen van 1-3 maanden voor einddatum worden makkelijk over het hoofd gezien
- Automatische verlengingen leiden tot onnodige kosten voor diensten die niet meer nodig zijn
- Bij personeelswisseling gaat kennis over lopende contracten vaak verloren
Centraal overzicht met automatische deadline-signalering
- Legt looptijd, opzegtermijn en verlengingsvoorwaarden centraal vast per contract
- Stuurt tijdig een waarschuwing naar de verantwoordelijke voordat de opzegtermijn ingaat
- Houdt bij of een besluit (opzeggen, heronderhandelen, verlengen) genomen en uitgevoerd is
- Biedt een actueel overzicht van alle lopende contracten en hun status
Workflow
Zo werkt het
Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.
Workflow in actie
Contract- en vervaldatumbewaking · Bewaakt contracteinddatums en opzegtermijnen en waarschuwt op tijd
Contract wordt toegevoegd of ingelezen met looptijd en opzegtermijn
apiStap 1 van het geautomatiseerde proces.
Agent berekent de relevante deadlinemomenten per contract
analysisStap 2 van het geautomatiseerde proces.
Verantwoordelijke ontvangt tijdig een waarschuwing (bijvoorbeeld 90 en 30 dagen vooraf)
dataStap 3 van het geautomatiseerde proces.
Besluit (opzeggen, heronderhandelen, laten doorlopen) wordt vastgelegd
outputStap 4 van het geautomatiseerde proces.
Status van het contract wordt bijgewerkt in het centrale overzicht
apiStap 5 van het geautomatiseerde proces.
Periodiek rapport toont alle lopende contracten en aankomende deadlines
analysisStap 6 van het geautomatiseerde proces.
0
Stappen voltooid
6
Totaal stappen
Wat het oplevert
Waar de winst vandaan komt
De directe besparing zit in het voorkomen van contracten die onbedoeld doorlopen of te laat worden opgezegd. Omdat dit sterk afhangt van het aantal en type contracten dat een organisatie heeft, geven we geen vast bedrag maar een realistische verwachting op basis van vergelijkbare implementaties.
door structurele, tijdige signalering per contract
besparing hangt af van het aantal contracten dat nu onbedoeld doorloopt
minder afhankelijkheid van individuele kennis bij personeelswisseling
Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.
Koppelingen
Werkt met jouw software
Werkt met bestaande documentopslag en agenda's, geen apart nieuw contractsysteem nodig
Documentbeheer
Agenda en taken
Veelgestelde vragen
Hoe houdt de agent contracten in de praktijk bij en waarschuwt hij op tijd?
De agent legt looptijd, opzegtermijn en verlengingsvoorwaarden per contract vast, en probeert gegevens uit documenten te extraheren waar mogelijk - bij complexe of onduidelijke clausules blijft een korte menselijke controle nodig voordat iets als definitief wordt vastgelegd. Vervolgens stuurt hij tijdig een waarschuwing naar de verantwoordelijke medewerker en houdt hij bij of er een besluit is genomen.
Zegt de agent contracten zelf op?
Nee, de agent signaleert en herinnert; de daadwerkelijke opzegging of onderhandeling blijft een handeling van de verantwoordelijke medewerker.
Wat als een contract geen vaste einddatum heeft?
Ook contracten met stilzwijgende verlenging of variabele termijnen kunnen worden vastgelegd, met een handmatig ingesteld controlemoment zodat je alsnog op een logisch tijdstip wordt herinnerd.
Wat kost deze agent en hoe lang duurt de implementatie?
Standaard agents zoals deze starten vanaf €2.500, maatwerk vanaf €5.000, afhankelijk van hoeveel contractbronnen gekoppeld moeten worden. De implementatie duurt doorgaans 3 weken. Je kunt vrijblijvend starten met de gratis AI-scan om te bepalen wat past bij jouw situatie.
Is het veilig om onze contracten door de agent te laten lezen?
Gegevens worden binnen de EU gehost en een verwerkersovereenkomst is mogelijk. De agent haalt alleen de contractgegevens op die nodig zijn om deadlines te bewaken - volledige documenten blijven in je bestaande opslag staan in plaats van elders gedupliceerd te worden.
Met welke systemen koppelt de agent?
De agent leest contracten uit documentopslag zoals SharePoint, Google Drive of OneDrive, en plant waarschuwingen in Outlook of Google Calendar. Hij werkt met je bestaande opslag en agenda, dus er is geen apart contractsysteem nodig.
Is de agent aan te passen aan hoe onze organisatie contracten beheert, en wat als we van systeem wisselen?
Ja, waarschuwingstermijnen, verantwoordelijke personen en controlestappen worden ingericht rond jouw proces. Als je van documentopslag of agenda-tool wisselt, passen we de koppelingen aan.
Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen
Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.
Verdieping
Lees ook in onze kennisbank
AI voor documentverwerking en contractbeheer in de praktijk
Contracten en documenten stapelen zich op in mappen die niemand meer overziet. Dit artikel laat zien hoe AI ze leesbaar, doorzoekbaar en beheersbaar maakt, inclusief AVG-aandachtspunten.
Lees artikelAutomatiseringAI voorraadbeheer: praktische route voor het MKB
AI voorraadbeheer klinkt indrukwekkend in leverancierswhitepapers, maar wat werkt echt voor een MKB-bedrijf met een paar duizend artikelen en Exact Online of AFAS als ERP?
Lees artikelAI in de praktijkAI in financiële dienstverlening: wat werkt
Welke AI-toepassingen verdienen zich echt terug in het financieel MKB? Debiteurenbeheer, documentverwerking en adviesondersteuning — met rekenvoorbeeld, kosten en EU AI Act-advies.
Lees artikel
Je schakelt direct met Erwin Berkouwer, oprichter van UnifyAI — geen accountmanagers of junior consultants ertussen.
Erwin werkt 8+ jaar in data en AI (banking, retail, e-commerce) en past dezelfde AI-automatisering intern toe die hij bij klanten bouwt. Per opdracht schakelt hij de juiste specialist uit zijn netwerk bij.
Lees meer over Erwin en de werkwijzeStart met Contract- en vervaldatumbewaking
Plan een gratis intake van 30 minuten. Wij analyseren jouw situatie en maken een voorstel op maat.