WooCommerce koppelen aan je boekhouding: zo werkt het

Een webshop die groeit, levert elke dag orders op. En elke order hoort in je boekhouding: als verkoopfactuur met het juiste btw-tarief en later met de betaling erbij. Wie dat met de hand doet, typt over en maakt fouten. De oplossing is een koppeling tussen WooCommerce en je boekhoudpakket.

Wat moet er van WooCommerce naar je boekhouding?

• Orders als verkoopfactuur, met klant, producten, bedragen en btw.
• Betalingen, zodat de factuur in je boekhouding op betaald komt te staan.
• Retouren en creditnota's, als een klant iets terugstuurt.
• Kosten van het betaalplatform, zoals de transactiekosten van je betaalprovider.

Drie manieren om te koppelen

1. Een plug-in of standaardkoppeling. Voor pakketten als Exact Online, Moneybird en e-Boekhouden bestaan plug-ins die orders overzetten. Snel ingericht en voor een eenvoudige webshop vaak genoeg.
2. Maatwerk via de API. WooCommerce heeft een REST API en de meeste boekhoudpakketten ook. Een ontwikkelaar bouwt precies de stroom die je wilt. Nodig als je pakket geen plug-in heeft of als je eigen regels hebt.
3. Een AI-agent ertussen. De agent gebruikt dezelfde officiële koppelingen en neemt het uitzoekwerk over dat een plug-in laat liggen.

Waar het vaak misgaat

Een plug-in zet over wat netjes is. Het werk zit in de rest:

• een retour die niet als creditnota terugkomt;
• een afwijkend btw-tarief, bijvoorbeeld bij een zakelijke klant in een ander EU-land;
• een betaling die niet precies bij een order past, omdat de betaalprovider de kosten eraf haalt;
• een klant die al bestaat in je boekhouding, maar net anders gespeld is.

Dat is precies het werk dat een AI-agent klaarzet: hij herkent de uitzondering, zoekt uit wat erbij hoort en legt het voor aan jou of je boekhouder.

Mijn boekhoudpakket staat er niet bij

Gebruik je bijvoorbeeld Multivers of een ander pakket waarvoor geen plug-in bestaat? Dan kijken we in het AI-agent-design welke koppeling dat pakket heeft en wat de agent ermee kan. Dat weet je voordat je iets betaalt.

Wat kost het?

Je eerste AI-agent kost € 750 vast, met maximaal twee koppelingen: WooCommerce en je boekhoudpakket. Hij staat binnen twee weken na de intake live. Hosting en onderhoud kost vanaf € 50 per maand per agent. Meer over de koppeling lees je op WooCommerce en AI.

Hoe begin je?

Tel hoeveel orders je per week hebt en hoeveel daarvan handwerk vragen. Dat is je startpunt voor een AI-agent-design. De UnifyAI Agent maakt het in een paar minuten, met de stappen, de koppelingen en wat jij checkt.

Bronnen

• WooCommerce REST API documentation, WooCommerce
• Exact Online developer documentation, Exact