Stop met Data Overtypen uit PDF's (Het Kan Automatisch)

Je kent het wel: het is vrijdagmiddag. Je team is al weg, maar jij zit nog achter je laptop.

Een stapel facturen. Elk nummer, elk bedrag, elke datum - handmatig overtikken naar Excel of je boekhoudpakket.

Elke. Vrijdag. Opnieuw.

En terwijl je typt, denk je: "Dit moet toch sneller kunnen?"

Goed nieuws: Het kan. Veel sneller.

Het Probleem: Zinloos Werk dat Niemand Leuk Vindt

Laten we eerlijk zijn: niemand wordt blij van data overtypen. Het is saai, het is foutgevoelig, en het kost belachelijk veel tijd.

Voorbeelden:

• Accountantskantoor: 15 uur/week aan facturen invoeren
• Bouwbedrijf: 10 uur/week aan bonnen verwerken
• Zorginstelling: 20 uur/week aan patiëntformulieren overtikken

De kosten?

Als je €50/uur betaalt en 15 uur per week kwijt bent aan data-entry, kost dit €39.000 per jaar.

En dan heb je de fouten nog niet meegerekend. Want mensen maken fouten:

• Verkeerd bedrag (€1.500 wordt €15.000)
• Verkeerde datum (levering te laat, klant boos)
• Gemiste informatie (compliance-problemen)

De Oplossing: AI Leest het Voor Je

AI kan PDF's lezen. Niet zoals jij (letter voor letter), maar slim:

Hoe het werkt:

• Je ontvangt een factuur per email
• AI herkent: "Dit is een factuur"
• AI haalt eruit: Factuurnummer, bedrag, datum, leverancier
• AI zet het in je boekhoudpakket (Exact, AFAS, e-boekhouden)
• Klaar. Zonder dat jij iets hoeft te doen.

Tijdwinst: Van 15 uur/week naar 15 minuten/week (alleen controle).

Praktijkvoorbeeld: Accountantskantoor

Een accountantskantoor verwerkte 200+ facturen per maand. Handmatig.

Probleem:

• 15 uur/week kwijt aan data-entry
• 5-10% foutrate (typefouten)
• Stress aan het einde van de maand

Oplossing:

We bouwden een systeem dat:

• Facturen automatisch leest uit email
• Data haalt eruit (nummer, bedrag, datum, BTW)
• Direct zet in ExactOnline
• Bij twijfel: stuurt naar de boekhouder voor controle

Resultaat:

• Van 15 uur/week naar 1 uur/week (controle)
• 99% nauwkeurigheid (beter dan handmatig)
• Binnen 4 weken live

ROI: €36.400/jaar bespaard, voor een investering van €3.500.

Welke PDF's Kan AI Lezen?

Bijna allemaal:

✅ Goed te automatiseren:

• Facturen (leveranciers, klanten)
• Bonnen en kassabonnen
• Contracten (standaard velden)
• Offertes
• Verzekeringsdocumenten
• Certificaten

⚠️ Lastiger (maar mogelijk):

• Handgeschreven notities
• Slechte scans (onleesbaar)
• Exotische formaten

Hoe Begin Je?

Stap 1: Kies het Meest Pijnlijke Proces

Waar ben je de meeste tijd kwijt?

• Inkoopfacturen?
• Verkoopfacturen?
• Bonnen?

Stap 2: Koppel het Systeem

We koppelen de AI aan:

• Je email (voor automatische verwerking)
• Je boekhoudpakket (ExactOnline, AFAS, eboekhouden.nl)
• Je drive (voor archivering)

Stap 3: Test en Finetune

• We starten met 10-20 facturen
• Jij controleert de resultaten
• We finetunen waar nodig

Stap 4: Automatisch Laten Draaien

• AI verwerkt alles automatisch
• Jij controleert alleen twijfelgevallen
• Bij afwijkingen krijg je een notificatie

Tijdlijn: Binnen 2-4 weken operationeel.

Wat Kost Het?

Eenmalige kosten:

• Setup + training: €2.500-€5.000 (afhankelijk van complexiteit)

Maandelijkse kosten:

• Hosting + onderhoud: €99-€299/maand (afhankelijk van volume)

Besparing:

• 15 uur/week × €50/uur = €39.000/jaar
• ROI binnen 2-3 maanden

Veelgestelde Vragen

"Wat als AI een fout maakt?"

We bouwen altijd een controle-laag in. Bij twijfel (bijv. onleesbare scan) stuurt het systeem het door naar een mens. Je bepaalt zelf hoeveel controle je wilt.

"Werkt het met mijn boekhoudpakket?"

Waarschijnlijk wel. We koppelen met:

• ExactOnline
• AFAS
• eboekhouden.nl
• Jortt
• Yuki
• En de meeste andere Nederlandse pakketten

"Wat gebeurt er met mijn data?"

Alle data blijft in Nederland (AVG-compliant). We gebruiken jouw data niet om algemene AI-modellen te trainen. Het is en blijft van jou.

"Moet ik nu mensen ontslaan?"

Nee. In de praktijk zie je het tegenovergestelde: mensen krijgen leuker werk. Niemand vindt data-entry leuk. Ze kunnen nu focussen op adviesgesprekken, strategie, of acquisitie.

Klaar om te Stoppen met Typen?

We kunnen in 30 minuten bepalen of PDF-extractie geschikt is voor jouw situatie.

Plan een gratis scan (we kijken naar een paar voorbeeldfacturen en vertellen je precies wat mogelijk is).