Onkostendeclaraties automatiseren: van bonnetje tot boeking
Erwin Berkouwer
Een tankbon, een treinkaartje, een lunch met een klant. Voor wie declareert is het een foto en een mailtje. Voor wie het verwerkt, is het een stapel: bonnetjes die ontbreken, bedragen die niet kloppen, goedkeuringen die blijven liggen en boekingen die aan het einde van de maand nog moeten.
Waar zit het werk bij onkostendeclaraties?
Elke declaratie gaat langs dezelfde stappen:
- Binnenkomen. Een foto in de mail, een bonnetje in een app of een papiertje op het bureau.
- Controleren. Klopt het bedrag, staat de btw erop, past het binnen de regels van je bedrijf?
- Goedkeuren. Een leidinggevende of de directie zegt ja of nee.
- Boeken en uitbetalen. De boekhouding zet het op de juiste kostenrekening en betaalt het uit.
Stap 1, 2 en 4 zijn herhaalwerk. Stap 3 is een beslissing.
Wat een AI-agent overneemt
- Uitlezen. De agent leest het bonnetje: datum, leverancier, bedrag en btw. Ook een scheve foto of een pdf.
- Controleren op je eigen regels. Een lunch boven het afgesproken bedrag, een bonnetje zonder btw of een dubbele declaratie? De agent markeert het met de reden erbij.
- Klaarzetten voor goedkeuring. De leidinggevende krijgt een overzicht met wat klopt en wat een vraag oproept, in plaats van een stapel losse mails.
- Klaarzetten van de boeking. Na de goedkeuring zet de agent de boeking klaar in je boekhoudpakket, op de juiste kostenrekening.
Wat bij een mens blijft: de goedkeuring en de vraag aan de collega als er iets ontbreekt.
Hoeveel tijd scheelt het?
Dat hangt af van het aantal declaraties en hoe netjes ze binnenkomen. Het nalopen en overtypen valt grotendeels weg; het goedkeuren blijft. Wil je weten wat het voor jou scheelt? De UnifyAI Agent vraagt hoeveel declaraties je hebt en hoeveel tijd ze nu kosten. Dan rekent hij het met je uit.
Met welke pakketten werkt het?
De agent werkt via de officiële koppeling van je boekhoudpakket, zoals Exact Online, AFAS, SnelStart of e-Boekhouden. Bonnetjes kunnen uit een gedeelde mailbox komen. Lees ook hoe je stopt met data overtypen uit pdf's.
Wat kost het?
Je eerste AI-agent kost € 750 vast, met maximaal twee koppelingen, bijvoorbeeld je mailbox en je boekhoudpakket. Hij staat binnen twee weken na de intake live. Hosting en onderhoud kost vanaf € 50 per maand per agent.
Bronnen
- Exact Online developer documentation, Exact
- AFAS Help Center, AFAS Software
Veelgestelde vragen
Korte, heldere antwoorden die je helpen sneller beslissen.
Hoe automatiseer ik onkostenrapportage en goedkeuring?
Laat een AI-agent de bonnetjes uitlezen, controleren op je eigen regels en klaarzetten voor goedkeuring. Na de goedkeuring zet hij de boeking klaar in je boekhoudpakket.
Keurt de AI declaraties zelf goed?
Nee. Goedkeuren blijft bij een leidinggevende of de directie. De agent zet klaar wat klopt en markeert wat een vraag oproept.
Werkt het met foto's van bonnetjes?
Ja. De agent leest ook een foto of pdf uit: datum, leverancier, bedrag en btw.
Wat kost het automatiseren van onkostendeclaraties?
Je eerste AI-agent met maximaal twee koppelingen kost € 750 vast en staat binnen twee weken na de intake live. Hosting en onderhoud kost vanaf € 50 per maand per agent.
