Retouren & refunds beheer
Verwerkt retourverzoeken automatisch: aanvragen worden beoordeeld, refunds geïnitieerd en de voorraad bijgewerkt. Zo verlicht de agent de werkdruk op klantenservice en versnelt hij de verwerking van retouren.
In het kort
Tot 18 uur/week
tijdsbesparing
Tot 6x binnen 3 maanden
verwachte ROI
Live in 3 weken
van intake tot productie
AVG-compliant
EU-hosting & human-in-the-loop
Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.
Voor & na
Van handmatig naar automatisch
Retourverwerking kost je klantenservice elke dag kostbare tijd
- Retourverzoeken komen binnen via e-mail, webshop-portals en WhatsApp en moeten stuk voor stuk handmatig worden beoordeeld en verwerkt.
- Klanten wachten te lang op bevestiging en terugbetaling, wat leidt tot negatieve reviews en onnodig herhaalcontact.
- Voorraadmutaties na retouren worden vertraagd doorgevoerd, waardoor de beschikbaarheidsinformatie niet klopt.
Geautomatiseerde retourverwerking van aanvraag tot voorraadupdate
- Beoordeelt automatisch of een retourverzoek voldoet aan het retourbeleid (termijn, categorie, aankoophistorie) en keurt direct goed of escaleert voor menselijke review.
- Initieert de terugbetaling via je betaalplatform (Mollie, Stripe, Adyen) zodra de retourstatus is bevestigd.
- Werkt de voorraad direct bij in je webshop en ERP zodra het geretourneerde product is ontvangen en verwerkt.
- Alle klantgegevens worden binnen Nederland verwerkt, conform de AVG.
Workflow
Zo werkt het
Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.
Workflow in actie
Retouren & refunds beheer · Automatische verwerking van retourverzoeken en terugbetalingen
Retourverzoek ontvangen
apiRetourverzoek ontvangen
Beleid toetsen & beoordelen
analysisBeleid automatisch toetsen
Klantbevestiging verzenden
dataKlant informeren
Refund initiëren
outputTerugbetaling initiëren
Voorraad bijwerken
apiVoorraad bijwerken
0
Stappen voltooid
5
Totaal stappen
Wat het oplevert
Snellere retourverwerking, hogere klanttevredenheid
De agent beoordeelt retourverzoeken direct en verwerkt ze zonder handmatige tussenkomst. Klanten krijgen sneller duidelijkheid en terugbetaling, terwijl je klantenservice zich kan richten op de complexe gevallen. Het resultaat: lagere operationele kosten, minder herhaalcontact en een betere klantervaring.
minder handmatige handelingen per retour
door snellere refund-doorlooptijd
van aanvraag tot bevestiging aan klant
Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.
Koppelingen
Werkt met jouw software
Koppelt met webshop-platformen, betaalverwerkers en logistieke partners voor een volledig geautomatiseerde retourstroom.
Webshop Platformen
Betaalverwerkers
Logistiek & Verzending
Klantenservice
Veelgestelde vragen
Kan de agent ons retourbeleid flexibel toepassen (bijv. per productcategorie)?
Ja, we configureren het retourbeleid volledig op basis van jouw regels: terugkeerperiodes per categorie, uitzonderingen voor sale-artikelen of maatwerk, en specifieke vereisten per verkoopkanaal. De agent past het beleid consistent toe op elk verzoek.
Hoe werkt de integratie met ons betaalplatform voor de terugbetaling?
We integreren direct met Mollie, Stripe, Adyen of andere betaalverwerkers via hun API. De agent initieert de refund zodra het retour is goedgekeurd of het product ontvangen is - afhankelijk van jouw beleid. Alle transacties worden gelogd voor administratie en controle.
Wat als een retourverzoek buiten de regels valt of twijfelachtig is?
Verzoeken die niet aan het automatische beleid voldoen worden direct doorgezet naar een medewerker met alle relevante context (aankoophistorie, eerdere retouren, reden). Zo handelen medewerkers alleen de uitzonderingsgevallen af.
Worden klantgegevens veilig verwerkt?
Alle klantdata wordt verwerkt binnen Nederland op EU-servers conform AVG-regelgeving. Persoonsgegeven worden niet gedeeld met externe partijen buiten de noodzakelijke betaal- en logistieke integraties.
Hoe snel kan dit geïmplementeerd worden in onze webshop?
De standaard implementatie duurt 2-3 weken. We beginnen met een intake om jouw retourbeleid en systemen in kaart te brengen, daarna volgen de technische koppeling en een testfase. Na go-live monitoren we de eerste weken actief.
Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen
Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.
Start met Retouren & refunds beheer
Plan een gratis intake van 30 minuten. Wij analyseren jouw situatie en maken een voorstel op maat.