Case · Planning en dossiers
Alnik Logistics: eerst uitzoeken waar de tijd heen ging, daarna vier agents
Een discovery van twee weken wees uit welk werk het meeste tijd kostte. Daarna zijn er vier agents gebouwd: voor mail, offerteaanvragen, inkoopfacturen en de keuze van de goedkoopste vervoersoptie.
22naar schatting uur per maand terug
Bij Alnik liep het werk goed, maar het liep door te veel handen. Een aanvraag kwam binnen per mail, iemand zocht de tarieven erbij, iemand anders vroeg offertes op bij vervoerders, en de inkoopfacturen die daarna binnenkwamen werden met de hand nagelopen. Elk stukje was klein; bij elkaar was het een werkweek per maand. De vraag was niet welke tool erbij moest, maar waar die tijd precies heen ging.
- Klant
- Alnik Logistics
- Branche
- Logistiek
- Systemen
- Outlook en het eigen transportsysteem
- Traject
- AI discoveryAI-agent traject
“Het begon met uitzoeken waar onze tijd heen ging. Dat was confronterender dan ik dacht, maar daarna wisten we tenminste waar we moesten beginnen. Nu ligt het voorwerk klaar en beslissen wij nog steeds zelf.”
Zo werken de agents.
Wanneer hij start, wat hij doet en waar de klant kijkt.
De mail
Start wanneer
Er komt een mail binnen
- 1
Leest de mail
Outlook - 2
Zoekt erbij wat nodig is
Het eigen transportsysteem
- 3
Schrijft een concept-antwoord
Outlook - 4
Alnik leest na en verstuurt
De klant checkt, de agent leert ervan
Offertes opvragen
Start wanneer
Er komt een transportopdracht
- 1
Zet de aanvragen klaar met de juiste gegevens
Het eigen transportsysteem
- 2
Alnik geeft akkoord
De klant checkt, de agent leert ervan
- 3
Stuurt de aanvragen naar de vervoerders
Outlook
Inkoopfacturen
Start wanneer
Er komt een inkoopfactuur binnen
- 1
Legt hem naast wat is afgesproken en geleverd
Het eigen transportsysteem
- 2
Meldt wat niet klopt, met de reden
- 3
Een afwijkende factuur gaat naar een mens
De klant checkt, de agent leert ervan
De goedkoopste optie
Start wanneer
Er komt een opdracht
- 1
Vergelijkt de vervoersopties
Het eigen transportsysteem
- 2
Zegt welke het beste uitkomt, met de reden
- 3
Alnik kiest de vervoerder
De klant checkt, de agent leert ervan
Wat we per stap deden.
- 1
AI discovery
Twee weken meekijken in het werk: welke aanvragen komen binnen, wie doet wat, en hoe vaak. Daar kwam een kansenkaart uit met de processen op volgorde van wat ze kosten, en een advies over welke eerst moest.
- 2
De mail als eerste
De meeste tijd ging op aan hetzelfde soort mail beantwoorden. De eerste agent leest een binnenkomende mail, zoekt erbij wat nodig is en schrijft een concept-antwoord. Alnik leest na en verstuurt.
- 3
Offertes opvragen
Voor een transportopdracht moeten er offertes bij vervoerders vandaan komen. De tweede agent zet die aanvragen klaar met de juiste gegevens erin, zodat het opvragen niet meer per rit handwerk is.
- 4
Inkoopfacturen controleren
De derde agent legt binnenkomende inkoopfacturen naast wat er is afgesproken en geleverd, en meldt wat niet klopt. Wat wél klopt hoeft niemand meer te bekijken.
- 5
De goedkoopste optie
De vierde agent vergelijkt de vervoersopties voor een opdracht en zegt welke het beste uitkomt, met de reden erbij. De keuze blijft bij Alnik; de agent legt het voorwerk klaar.
Wat de klant zelf houdt.
De agent zet klaar, de klant checkt.
- 1
Elk antwoord aan een klant wordt door een mens gelezen voordat het weggaat.
- 2
De agent verstuurt geen offerteaanvraag zonder akkoord.
- 3
Een factuur die afwijkt gaat naar een mens, niet naar een automatische afhandeling.
- 4
Welke vervoerder het wordt, beslist Alnik zelf.
