Case · Planning en dossiers
Alnik Logistics: eerst uitzoeken waar de tijd heen ging, daarna vier agents
Een discovery van twee weken wees uit welk werk het meeste tijd kostte. Daarna zijn er vier agents gebouwd: voor mail, offerteaanvragen, inkoopfacturen en de keuze van de goedkoopste vervoersoptie.
Naar schatting per maand terug
22 uur
Bij Alnik liep het werk goed, maar het liep door te veel handen. Een aanvraag kwam binnen per mail, iemand zocht de tarieven erbij, iemand anders vroeg offertes op bij vervoerders, en de inkoopfacturen die daarna binnenkwamen werden met de hand nagelopen. Elk stukje was klein; bij elkaar was het een werkweek per maand. De vraag was niet welke tool erbij moest, maar waar die tijd precies heen ging.
- Alnik Logistics
- Logistiek
- Planning en dossiers
- Outlook en het eigen transportsysteem
Wat we per stap deden.
- 1
AI discovery
Twee weken meekijken in het werk: welke aanvragen komen binnen, wie doet wat, en hoe vaak. Daar kwam een kansenkaart uit met de processen op volgorde van wat ze kosten, en een advies over welke eerst moest.
- 2
De mail als eerste
De meeste tijd ging op aan hetzelfde soort mail beantwoorden. De eerste agent leest een binnenkomende mail, zoekt erbij wat nodig is en schrijft een concept-antwoord. Alnik leest na en verstuurt.
- 3
Offertes opvragen
Voor een transportopdracht moeten er offertes bij vervoerders vandaan komen. De tweede agent zet die aanvragen klaar met de juiste gegevens erin, zodat het opvragen niet meer per rit handwerk is.
- 4
Inkoopfacturen controleren
De derde agent legt binnenkomende inkoopfacturen naast wat er is afgesproken en geleverd, en meldt wat niet klopt. Wat wél klopt hoeft niemand meer te bekijken.
- 5
De goedkoopste optie
De vierde agent vergelijkt de vervoersopties voor een opdracht en zegt welke het beste uitkomt, met de reden erbij. De keuze blijft bij Alnik; de agent legt het voorwerk klaar.
Dit traject liep via.
Wat de klant zelf houdt.
De agent zet klaar, de klant checkt.
- Elk antwoord aan een klant wordt door een mens gelezen voordat het weggaat.
- De agent verstuurt geen offerteaanvraag zonder akkoord.
- Een factuur die afwijkt gaat naar een mens, niet naar een automatische afhandeling.
- Welke vervoerder het wordt, beslist Alnik zelf.
“Het begon met uitzoeken waar onze tijd heen ging. Dat was confronterender dan ik dacht, maar daarna wisten we tenminste waar we moesten beginnen. Nu ligt het voorwerk klaar en beslissen wij nog steeds zelf.”
Meer cases.
Bekijk wat agents bij andere klanten doen. Alle cases
