Case · Facturen en administratie
Buro Zondag: klanten herinneren aan wat er nog mist in Exact
Buro Zondag doorliep het AI-agent traject van UnifyAI. Nu zoekt een AI-agent uit welke facturen en transacties nog niet af te letteren zijn in Exact, en zet per klant een herinnering klaar met precies wat er ontbreekt. Buro Zondag checkt en verstuurt.
Kostte
2 uur per week
Kost nu
5 minuten per week
8uur per maand terug
Afletteren strandt op wat er niet is. Een transactie zonder factuur, een factuur zonder transactie: iemand moet per klant uitzoeken wat ontbreekt en daar achteraan. Dat uitzoekwerk kostte Buro Zondag elke week ongeveer twee uur, en het bleef liggen als het druk was.
- Klant
- Buro Zondag
- Branche
- Accountancy
- Systemen
- Exact Online en Outlook
- Traject
- AI-agent traject
“Elke week was ik twee uur kwijt aan uitzoeken wat er bij welke klant nog ontbrak. Nu staat er een herinnering klaar die klopt. Ik lees hem na, druk op verzenden en ben in vijf minuten klaar.”
Zo werkt de agent.
Wanneer hij start, wat hij doet en waar de klant kijkt.
Zodra er een afletterronde is, leest de agent uit Exact Online wat er nog openstaat: transacties zonder factuur en facturen zonder transactie.
Per klant bepaalt hij wat er echt ontbreekt en wat alleen nog niet te koppelen is. Een boeking die klopt, krijgt geen herinnering.
Daarna schrijft hij per klant een concept in Outlook, met precies de facturen en transacties waar het om gaat. Buro Zondag leest het na, past aan waar nodig en drukt zelf op verzenden.
Herinneringen voor klanten
Start wanneer
Er is een afletterronde
- 1
Leest uit wat er nog openstaat
Exact Online - 2
Bepaalt per klant wat er ontbreekt
- 3
Schrijft per klant een concept-herinnering
Outlook - 4
Buro Zondag leest na en verstuurt
De klant checkt, de agent leert ervan
Wat we per stap deden.
- 1
Onderzoeken
We liepen de afletterronde door: wat blijft er staan, en waarom.
- 2
Fundament leggen
Vastgelegd wanneer iets "nog niet te koppelen" is en wanneer het echt om een fout gaat.
- 3
Bouwen
De agent leest Exact uit, bepaalt per klant wat er mist, en schrijft een concept: welke facturen aangeleverd moeten worden, en welke transacties nog openstaan bij facturen die er al wél zijn.
- 4
Landen
De eerste weken liep Buro Zondag elk concept na en corrigeerde wat er niet klopte.
- 5
Sturen
Nieuwe klanten en uitzonderingen komen erbij; de agent leert van de correcties die Buro Zondag maakt.
Buro Zondag blijft aan het stuur.
De agent zet klaar, de klant checkt.
- 1
Buro Zondag leest elk concept voordat het naar een klant gaat.
- 2
De agent verstuurt niets zelf.
- 3
Wat een echte boekingsfout is, blijft werk voor de accountant.
