Is jouw bedrijf AI-ready? Checklist voor MKB

Veel MKB-bedrijven stellen dezelfde vraag: is AI nu iets voor ons, of zijn we er nog niet klaar voor? Het eerlijke antwoord is dat de meeste bedrijven ergens op het spectrum zitten tussen klaar nu en basis eerst opbouwen. Met deze checklist weet je binnen tien minuten waar jij staat.

De checklist bestaat uit zes criteria. Per criterium zie je drie scenarios: klaar, bijna klaar, of nog niet klaar. Aan het einde zie je welk readiness-niveau bij jou past en wat de logische volgende stap is.

Criterium 1: Heb je herhalende, tijdrovende taken?

AI levert de meeste waarde bij taken die regelmatig terugkomen, voorspelbare stappen volgen en relatief veel tijd kosten. Denk aan: factuurverwerking, klantmails categoriseren, offertes samenstellen, leads kwalificeren of rapportages draaien.

Klaar: Je hebt minstens een taak die 4+ uur per week kost per medewerker en altijd op dezelfde manier verloopt. Medewerkers vinden het repetitief werk.

Bijna klaar: De taken zijn er, maar ze zijn wisselend. Soms zijn er uitzonderingen of ontbreken er duidelijke processtappen. Een korte procesbeschrijving maken, dan ben je er.

Nog niet klaar: Elk geval is anders. Bijna alle taken vereisen veel maatwerk en menselijk oordeel. AI kan dan ondersteunen, maar volledige automatisering is nog te vroeg.

Criterium 2: Heb je bruikbare data beschikbaar?

AI werkt met data. Dat hoeft geen big data te zijn, maar de data moet beschikbaar, redelijk gestructureerd en toegankelijk zijn. Data verspreid over tientallen Excelbestanden zonder consistente opzet is een voorbereiding-punt, geen blokkade.

Klaar: Je hebt een CRM, boekhouding of ERP-systeem (zoals Exact Online, AFAS, HubSpot of vergelijkbaar) dat regelmatig wordt bijgehouden. Data is digitaal en grotendeels consistent.

Bijna klaar: Data staat grotendeels in systemen, maar ook deels in losse Excelbestanden of e-mails. Met twee tot vier weken opschonen is de basis bruikbaar.

Nog niet klaar: Data zit verspreid in persoonlijke mappen, papieren formulieren of is nauwelijks digitaal bijgehouden. Hier is eerst een datastrategie nodig voordat AI zinvol is.

Criterium 3: Heeft je team draagvlak?

Technologie slaagt of faalt grotendeels op adoptie. Een AI-agent die niemand gebruikt, levert niets op. Je hoeft niet iedereen enthousiast te hebben, maar de sleutelpersonen die het proces dagelijks uitvoeren moeten open staan voor verandering.

Klaar: Er is minstens een persoon in het team die AI-gebruik actief wil en het proces kent. Management steunt het initiatief.

Bijna klaar: Er is interesse maar ook scepsis. Dat is normaal. Een kleine pilot met zichtbaar resultaat lost dit doorgaans op. Communiceer wat er verandert en wat niet.

Nog niet klaar: Er is actieve weerstand of angst voor baanverlies, en het management heeft het gesprek daarover nog niet gevoerd. Eerst die conversatie voeren; anders strandt elk initiatief.

Criterium 4: Heb je een concreet, meetbaar doel?

Iets doen met AI is geen doel. Een concreet doel is: de verwerkingstijd van offertes verlagen van 45 naar 10 minuten per dag, of klantvragen via e-mail 30% sneller afhandelen. Zonder meetbaar doel kun je ook niet bepalen of een project succesvol is.

Klaar: Je kunt in een zin beschrijven welk probleem je oplost, welke KPI daardoor verbetert en hoe je dat meet. Je weet welk proces het meeste tijd kost.

Bijna klaar: Je hebt een richting maar nog geen concrete meting. Kijk deze week hoeveel tijd een specifieke taak kost en schrijf het op.

Nog niet klaar: Je wilt AI toepassen maar weet nog niet precies waar. Begin dan met een interne procesanalyse of vraag een gratis AI-scan aan om de kansrijkste processen te identificeren.

Criterium 5: Is er budget beschikbaar?

AI-implementatie voor MKB hoeft niet duur te zijn, maar heeft wel een investering nodig. De range is breed: van enkele honderden euro per maand voor no-code tools tot tienduizenden euro voor maatwerk. Het juiste budget hangt af van de complexiteit en de beoogde integraties.

Klaar: Er is budget gereserveerd voor een pilot van 3 tot 6 maanden. Je hebt intern of extern iemand die de implementatie begeleidt.

Bijna klaar: Budget is er in principe, maar nog niet formeel goedgekeurd. Een businesscase met terugverdientijd helpt hier. Die stel je op op basis van het aantal uur dat de taak nu kost.

Nog niet klaar: AI staat niet op de agenda en er is geen budget in zicht. De beste eerste stap is dan een intern gesprek over ROI, niet een technische pilot.

Criterium 6: Is er een eigenaar binnen de organisatie?

Een AI-project zonder interne eigenaar strandt bijna altijd. Je hebt iemand nodig die het proces kent, verantwoordelijkheid voelt voor het resultaat en de brug vormt tussen de dagelijkse operatie en de technische uitvoering.

Klaar: Er is een operations manager, teamleider of directeur die dit project wil trekken en voldoende tijd heeft om erbij betrokken te zijn.

Bijna klaar: Iedereen vindt het een goed idee, maar niemand heeft het concreet op zijn bordje. Stap een: benoem een eigenaar voor je begint.

Nog niet klaar: Het project is top-down opgelegd zonder draagvlak bij de mensen die het gaan uitvoeren. Draai dit om: start bottom-up, bij de medewerkers die dagelijks de pijnpunten ervaren.

Jouw score: drie readiness-niveaus

Telde je de scenarios per criterium? Zo beoordeel je de uitkomst:

Overwegend klaar (4-6 criteria op klaar):

Je bent gereed voor een concrete pilot. Kies het proces met de hoogste tijdsbesparing, definieer een meetdoel en start binnen vier weken. De gratis AI-scan van Unify AI helpt je de kansrijkste processen in jouw specifieke situatie te identificeren.

Overwegend bijna klaar (3-5 criteria op bijna klaar):

Je hebt een solide basis, maar een paar weken voorbereiding voorkomt dat je later moet terugkomen op fouten. Breng de ontbrekende procesbeschrijving op papier, schoon de datakwaliteit op en benoem een eigenaar. Verwacht een voorbereidingstijd van twee tot vier weken.

Overwegend nog niet klaar (3+ criteria op nog niet klaar):

Dat is geen probleem -- het is een eerlijk startpunt. Focus de komende twee tot zes maanden op het opbouwen van de basis: data op orde, draagvlak creeren, eerste doelen formuleren. Een gratis AI-scan geeft je inzicht in welke stappen je al nu kunt zetten.

Klaar met de checklist? Dit is je volgende stap.

De beste manier om van een checklist naar actie te gaan is een AI-scan: een gratis analyse van jouw processen waarbij we eerlijk vertellen wat haalbaar is, hoe lang het duurt en wat het oplevert. Geen verplichtingen, geen salesgesprek. Gewoon een helder antwoord op de vraag: waar begin je?

Wil je liever eerst een gesprek? Plan een vrijblijvend adviesgesprek en we kijken samen naar de mogelijkheden voor jouw organisatie.