Voorbeeld: retouren en klantmail van een webshop met een AI-agent
Erwin Berkouwer
Dit is een voorbeeldscenario, geen klantcase. De webshop bestaat niet. De stappen, de rekensom en de prijzen zijn wel zoals wij het zouden aanpakken. Echte klantverhalen staan bij Cases.
De uitgangssituatie
Een webshop op WooCommerce met een klein team. Orders gaan via een standaardplugin naar de boekhouding. Wat de plugin niet doet, komt in de gedeelde mailbox terecht: "waar blijft mijn pakket?", een retour, een verkeerde maat, een dubbele betaling. Iemand zoekt elke order op, kijkt in de track-and-trace en typt een antwoord.
Wat de agent doet
- Lezen. De agent leest elke klantmail en herkent waar het over gaat: levering, retour, ruilen of betaling.
- Opzoeken. Hij zoekt de order op in WooCommerce en de status bij de vervoerder.
- Klaarzetten. Bij een retour zet hij de creditnota klaar in de boekhouding. Bij een vraag over de levering schrijft hij een antwoord met de actuele status.
- Voorleggen. Alles komt als concept in de mailbox. Wat buiten de regels valt, zoals een retour na de termijn, markeert hij met de reden erbij.
Wat het team blijft doen
- Concepten lezen en versturen.
- Beslissen over uitzonderingen: een retour na de termijn of een klant die boos is.
- De retourregels bepalen. De agent volgt ze, hij verzint ze niet.
Hoe rekenen we uit of het loont?
Vóór de bouw tellen we met je eigen cijfers: hoeveel klantmails per week, hoeveel daarvan over levering en retouren gaan, hoeveel minuten per mail. Een rekensom om zelf in te vullen:
| Wat | Jouw getal |
|---|---|
| Klantmails per week | ... |
| Deel over levering en retouren | ... % |
| Minuten per mail | ... |
| Uren per week | mails × deel × minuten ÷ 60 |
Na de livegang meten we hetzelfde opnieuw, plus hoeveel concepten ongewijzigd de deur uit gaan. Pas dan weet je wat het oplevert.
Wat het kost
Met twee koppelingen (de mailbox en WooCommerce) past dit in Jouw eerste AI-agent: € 750 vast, excl. btw, binnen 2 weken na de intake live. Hosting kost vanaf € 50 per maand. Komt de boekhouding erbij voor de creditnota's, dan is dat een derde koppeling en wordt het een AI-agent traject, vanaf € 750 met de koppelingen per stuk in de offerte.
Wat de agent niet doet
- Hij verstuurt niets zelf: het team leest elk concept.
- Hij keurt geen retour goed buiten je eigen regels.
- Hij vervangt de standaardkoppeling tussen webshop en boekhouding niet. Die blijft het gewone werk doen.
Meer lees je bij WooCommerce koppelen aan je boekhouding en AI klantenservice.
Veelgestelde vragen
Korte, heldere antwoorden die je helpen sneller beslissen.
Is dit een echte klant?
Nee. Dit is een voorbeeldscenario. De stappen en prijzen zijn zoals wij het zouden aanpakken. Echte klantverhalen staan bij Cases.
Stuurt de agent zelf mail naar klanten?
Nee. Hij zet een concept klaar in de mailbox. Iemand uit het team leest het en verstuurt het.
Wat kost een agent voor retouren en klantmail?
Met twee koppelingen, de mailbox en WooCommerce, past het in Jouw eerste AI-agent: € 750 vast, binnen 2 weken na de intake live. Hosting kost vanaf € 50 per maand.
