Documenten classificatie met AI
Classificeert binnenkomende documenten (facturen, contracten, offertes, correspondentie) en archiveert ze op de juiste plek in je DMS.
In het kort
8 uur/week
tijdsbesparing
5x binnen 3 maanden
verwachte ROI
Live in 3 weken
van intake tot productie
AVG-compliant
EU-hosting & human-in-the-loop
Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.
Voor & na
Van handmatig naar automatisch
Handmatig documenten sorteren kost je elke dag uren
- Documenten komen binnen via e-mail, post-scan, portalen en uploads — er is geen uniforme verwerking.
- Verkeerd gearchiveerde documenten leiden tot zoektijd, gemiste deadlines en compliance-risico’s.
- Bij audits en controles is het terugvinden van specifieke documenten een hele klus.
Elk document op de juiste plek, automatisch
- Herkent het documenttype (factuur, contract, brief, etc.) met hoge nauwkeurigheid via AI-classificatie.
- Extraheert metadata (datum, bedrag, partijen, referentienummer) en voegt die toe als doorzoekbare tags.
- Archiveert automatisch in de juiste map of categorie in je documentmanagementsysteem.
- Signaleert ontbrekende documenten (bijvoorbeeld een contract zonder getekende versie) en incomplete dossiers.
Workflow
Zo werkt het
Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.
Workflow in actie
Documenten classificatie · Automatisch sorteren en archiveren van documenten
Document ontvangen
apiStap 1 van het geautomatiseerde proces.
Type herkennen
analysisStap 2 van het geautomatiseerde proces.
Metadata extraheren
dataStap 3 van het geautomatiseerde proces.
Archiveren in DMS
outputStap 4 van het geautomatiseerde proces.
Completeheid checken
apiStap 5 van het geautomatiseerde proces.
0
Stappen voltooid
5
Totaal stappen
Wat het oplevert
Nooit meer zoeken naar documenten
De agent verwerkt elk binnenkomend document automatisch, zodat je altijd weet waar alles staat en bij audits direct de juiste documenten kunt tonen.
automatische classificatie
alles is getagd en vindbaar
audit-ready documentatie
Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.
Koppelingen
Werkt met jouw software
Koppelt met documentmanagementsystemen, emailservers en scan-oplossingen.
Documentbeheer
Email & Scan
ERP
Veelgestelde vragen
Kan de agent handgeschreven documenten verwerken?
Ja, via OCR-technologie herkent de agent ook gescande en handgeschreven documenten. De nauwkeurigheid hangt af van de leesbaarheid van het handschrift.
Hoe leert de agent onze archiefstructuur kennen?
Tijdens de setup analyseren we je bestaande mapstructuur en classificatieregels, zodat de agent hierop aansluit. Bij correcties leert het systeem bij en wordt de classificatie na verloop van tijd nauwkeuriger.
Wat doet de agent precies met een binnenkomend document?
De agent herkent het documenttype, zoals factuur, contract of correspondentie, extraheert relevante metadata (datum, bedrag, partijen, referentienummer) en archiveert het document automatisch in de juiste map of categorie in je documentbeheersysteem.
Wat kost deze agent, en hoe lang duurt de implementatie?
Standaard agents zoals deze starten vanaf €2.500; een volledig maatwerktraject begin je vanaf €5.000, met een gratis AI-scan als startpunt als je nog twijfelt. De implementatie duurt doorgaans zo'n 3 weken, inclusief het inrichten van je mapstructuur en classificatieregels.
Hoe wordt onze data behandeld — is dit AVG-proof?
Data wordt binnen de EU gehost en verwerkt, en we kunnen een verwerkersovereenkomst afsluiten. De agent verwerkt alleen de documentgegevens die nodig zijn voor classificatie en archivering.
Met welke documentbeheersystemen werkt de agent samen?
De agent koppelt met documentbeheersystemen zoals SharePoint, Google Drive, M-Files, Dropbox Business en Box, ontvangt documenten via Outlook en Gmail of scanoplossingen zoals Fujitsu ScanSnap en Kofax, en kan verrijkte metadata terugschrijven naar je ERP, zoals AFAS of Exact Online.
Blijft er controle over de archivering, of gebeurt alles automatisch?
De agent archiveert automatisch op basis van de regels die tijdens de implementatie zijn ingesteld, maar signaleert onzekere classificaties en incomplete dossiers voor handmatige controle. Je kunt zelf bepalen welke documenttypes altijd een extra check nodig hebben.
Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen
Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.
Verdieping
Lees ook in onze kennisbank
AI in financiële dienstverlening: wat werkt
Welke AI-toepassingen verdienen zich echt terug in het financieel MKB? Debiteurenbeheer, documentverwerking en adviesondersteuning — met rekenvoorbeeld, kosten en EU AI Act-advies.
Lees artikelSectorenAI voor verzekeringsadviseurs: 6 praktische use-cases
Verzekeringsadviseurs verdrinken in mutaties, schademeldingen en offerteaanvragen. AI kan het meeste voorwerk doen, mits je weet waar de adviesverantwoordelijkheid begint.
Lees artikelKosten & ROIAI-agent of iemand aannemen? Wanneer automatiseren écht loont
AI-agent of een extra medewerker? Verkeerde vraag. Een agent vervangt geen mens, hij haalt een taak weg. Met dit reken-kader zie je wanneer automatiseren loont.
Lees artikel
Je schakelt direct met Erwin Berkouwer, oprichter van UnifyAI — geen accountmanagers of junior consultants ertussen.
Erwin werkt 8+ jaar in data en AI (banking, retail, e-commerce) en past dezelfde AI-automatisering intern toe die hij bij klanten bouwt. Per opdracht schakelt hij de juiste specialist uit zijn netwerk bij.
Lees meer over Erwin en de werkwijzeStart met Documenten classificatie
Plan een gratis intake van 30 minuten. Wij analyseren jouw situatie en maken een voorstel op maat.