Inkooporder matching
Matcht inkomende facturen automatisch met inkooporders en markeert afwijkingen (prijs, aantal). Versnelt de goedkeuringsflow en voorkomt foutieve betalingen.
In het kort
Tot 10 uur/week
tijdsbesparing
Tot 6x binnen 3 maanden
verwachte ROI
Live in 3 weken
van intake tot productie
AVG-compliant
EU-hosting & human-in-the-loop
Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.
Voor & na
Van handmatig naar automatisch
3-way matching is tijdrovend en fouten blijven onopgemerkt
- Crediteuren moeten handmatig facturen vergelijken met inkooporders en ontvangstbewijzen.
- Prijsafwijkingen en verkeerde hoeveelheden worden pas laat ontdekt, soms na betaling.
- Bij grote aantallen facturen is handmatige controle foutgevoelig en traag.
Automatische 3-way match met afwijkingsdetectie
- Matcht elke factuur automatisch met inkooporder en goederenontvangst uit het ERP.
- Controleert of prijs, hoeveelheid en leverancier overeenkomen binnen ingestelde toleranties.
- Markeert afwijkingen (zoals prijsverschil of verkeerde hoeveelheid) voor review door de inkoper.
- Alle matching-data wordt opgeslagen binnen Nederland, met audit trail voor financiële controle.
Workflow
Zo werkt het
Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.
Workflow in actie
Inkooporder matching · Automatische matching van facturen met inkooporders
Factuur ontvangen en scannen
apiStap 1 van het geautomatiseerde proces.
Inkooporder ophalen uit ERP
analysisStap 2 van het geautomatiseerde proces.
Goederenontvangst controleren
dataStap 3 van het geautomatiseerde proces.
Prijs/aantal vergelijken
outputStap 4 van het geautomatiseerde proces.
Match of escaleren
apiStap 5 van het geautomatiseerde proces.
0
Stappen voltooid
5
Totaal stappen
Wat het oplevert
Voorkom foutieve betalingen en versnel goedkeuringen
De agent doet de repetitieve matching en markeert alleen uitzonderingen. Facturen die matchen worden automatisch goedgekeurd, afwijkingen krijgen aandacht. Het resultaat: snellere betaling van correcte facturen en minder fouten.
door automatische vergelijking
van prijs- en hoeveelheidsfouten gevonden
van ontvangst tot betaling
Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.
Koppelingen
Werkt met jouw software
Integreert met ERP, inkoop en warehouse systemen voor complete 3-way matching.
ERP & Inkoop
Warehouse & WMS
Factuur Input
Goedkeuring
Veelgestelde vragen
Wat als er geen inkooporder bestaat voor een factuur?
De agent markeert dit als "geen PO gevonden" en escaleert naar inkoper voor goedkeuring. Voor terugkerende kosten (huur, abonnementen) kun je automatische goedkeuring instellen zonder PO-vereiste.
Hoe streng is de tolerantie voor prijs- en hoeveelheidsverschillen?
Je stelt zelf toleranties in, bijvoorbeeld: <2% prijsverschil = auto-goedkeuren, 2-5% = review, >5% = afkeuren. Voor hoeveelheden kan je absolute marges instellen (bijv. ±2 stuks OK). Per leverancier of productcategorie kunnen andere regels gelden.
Werkt dit ook bij gedeeltelijke leveringen?
Ja, de agent herkent gedeeltelijke leveringen en matcht de factuur met het daadwerkelijk ontvangen deel. Hij waarschuwt als gefactureerd meer is dan ontvangen, of als de PO nog niet volledig geleverd is.
Kan de agent ook creditnota's verwerken?
Ja, creditnota's worden herkend en gematched met originele factuur of retourzending. De agent controleert of creditbedrag klopt en of de reden valide is (retour, beschadiging, prijscorrectie).
Hoe snel worden afwijkingen gesignaleerd aan de juiste persoon?
Real-time: zodra een factuur binnenkomt en niet match, krijgt de inkoper of crediteuren-administratie een notificatie via Teams/email. Urgentie is instelbaar (bijv. grote bedragen = direct, kleine verschillen = dagelijkse batch).
Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen
Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.
Start met Inkooporder matching
Plan een gratis intake van 30 minuten. Wij analyseren jouw situatie en maken een voorstel op maat.