Klachtenafhandeling
Categoriseert binnenkomende klachten, routeert ze naar de juiste afdeling, bewaakt SLA-tijden en signaleert structurele patronen.
In het kort
Tot 10 uur/week
tijdsbesparing
Tot 6x binnen 3 maanden
verwachte ROI
Live in 3 weken
van intake tot productie
AVG-compliant
EU-hosting & human-in-the-loop
Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.
Voor & na
Van handmatig naar automatisch
Onafgehandelde klachten kosten je klanten en goodwill
- Klachten komen binnen via email, telefoon, social media en formulieren — er is geen centraal overzicht.
- Handmatige categorisering en toewijzing kost tijd en leidt tot verkeerde routing en vertragingen.
- Structurele problemen blijven onopgemerkt omdat klachtendata niet wordt geanalyseerd.
Van klacht naar verbetering in een gestroomlijnd proces
- Categoriseert klachten automatisch op basis van inhoud, urgentie en klantwaarde en wijst ze toe aan de juiste medewerker.
- Bewaakt SLA-tijden per categorie en escaleert automatisch bij dreigende overschrijding.
- Analyseert patronen: als meerdere klachten over hetzelfde onderwerp binnenkomen, genereert de agent een root cause rapport voor je team.
- Stuurt klanten automatisch statusupdates zodat ze weten dat hun klacht in behandeling is.
Workflow
Zo werkt het
Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.
Workflow in actie
Klachtenafhandeling · Gestructureerde afhandeling en analyse van klachten
Klacht ontvangen
apiStap 1 van het geautomatiseerde proces.
Categoriseren & prioriteren
analysisStap 2 van het geautomatiseerde proces.
Routeren naar juiste team
dataStap 3 van het geautomatiseerde proces.
SLA bewaken
outputStap 4 van het geautomatiseerde proces.
Patroonanalyse uitvoeren
apiStap 5 van het geautomatiseerde proces.
0
Stappen voltooid
5
Totaal stappen
Wat het oplevert
Hogere klanttevredenheid, minder churn
Door klachten snel en correct te routeren en proactief te communiceren met klanten, stijgt de tevredenheid en daalt de churn.
snellere eerste reactie
meer klachten in één keer opgelost
hogere klanttevredenheid
Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.
Koppelingen
Werkt met jouw software
Koppelt met helpdesk-systemen, CRM en communicatietools voor een 360° klachtenoverzicht.
Helpdesk
CRM
Communicatie
Veelgestelde vragen
Kan de agent ook in het weekend klachten oppakken?
Ja, de agent werkt 24/7. Urgente klachten buiten kantooruren worden direct getriaged en de klant ontvangt een automatische bevestiging.
Hoe herkent de agent de urgentie van een klacht?
Op basis van taalanalyse, klantwaarde (uit je CRM), productcategorie en historische data. Je stelt zelf de urgentie-criteria in.
Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen
Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.
Start met Klachtenafhandeling
Plan een gratis intake van 30 minuten. Wij analyseren jouw situatie en maken een voorstel op maat.