Service

Klachtenafhandeling met AI

Categoriseert binnenkomende klachten, routeert ze naar de juiste afdeling, bewaakt SLA-tijden en signaleert structurele patronen.

Plan gratis intake

E-commerceRetailZakelijke DienstverleningZorg

In het kort

Tot 10 uur/week

tijdsbesparing

Tot 6x binnen 3 maanden

verwachte ROI

Live in 3 weken

van intake tot productie

AVG-compliant

EU-hosting & human-in-the-loop

Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.

Voor & na

Van handmatig naar automatisch

Zonder AI Agent

Onafgehandelde klachten kosten je klanten en goodwill

Klachten komen binnen via email, telefoon, social media en formulieren — er is geen centraal overzicht.
Handmatige categorisering en toewijzing kost tijd en leidt tot verkeerde routing en vertragingen.
Structurele problemen blijven onopgemerkt omdat klachtendata niet wordt geanalyseerd.

Met Klachtenafhandeling

Van klacht naar verbetering in een gestroomlijnd proces

Categoriseert klachten automatisch op basis van inhoud, urgentie en klantwaarde en wijst ze toe aan de juiste medewerker.
Bewaakt SLA-tijden per categorie en escaleert automatisch bij dreigende overschrijding.
Analyseert patronen: als meerdere klachten over hetzelfde onderwerp binnenkomen, genereert de agent een root cause rapport voor je team.
Stuurt klanten automatisch statusupdates zodat ze weten dat hun klacht in behandeling is.

Workflow

Zo werkt het

Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.

Workflow in actie

Klachtenafhandeling · Gestructureerde afhandeling en analyse van klachten

Klacht ontvangen

api

Stap 1 van het geautomatiseerde proces.

Categoriseren & prioriteren

analysis

Stap 2 van het geautomatiseerde proces.

Routeren naar juiste team

data

Stap 3 van het geautomatiseerde proces.

SLA bewaken

output

Stap 4 van het geautomatiseerde proces.

Patroonanalyse uitvoeren

api

Stap 5 van het geautomatiseerde proces.

Stappen voltooid

Totaal stappen

Wat het oplevert

Hogere klanttevredenheid, minder churn

Door klachten snel en correct te routeren en proactief te communiceren met klanten, stijgt de tevredenheid en daalt de churn.

-65%

Responstijd

snellere eerste reactie

+40%

First-time fix

meer klachten in één keer opgelost

+12 punten

NPS stijging

hogere klanttevredenheid

Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.

Koppelingen

Werkt met jouw software

Koppelt met helpdesk-systemen, CRM en communicatietools voor een 360° klachtenoverzicht.

Helpdesk

ZendeskTrengoFreshdeskIntercom

CRM

HubSpotSalesforcePipedrive

Communicatie

EmailWhatsApp BusinessSocial MediaTelefoon

Veelgestelde vragen

Wat doet de Klachtenafhandeling-agent concreet?

De agent categoriseert binnenkomende klachten automatisch op basis van inhoud, urgentie en klantwaarde, wijst ze toe aan de juiste medewerker en bewaakt de SLA-tijd per categorie. Bij een dreigende overschrijding escaleert de agent automatisch, en klanten ontvangen automatisch statusupdates.

Wat kost deze agent?

Standaard agents zoals deze starten vanaf €2.500; een maatwerkimplementatie afgestemd op jouw systemen start vanaf €5.000. Je kunt starten met een gratis AI-scan om te zien welke quick wins voor jouw bedrijf gelden.

Hoe lang duurt de implementatie?

De implementatie duurt doorgaans ongeveer 3 weken, inclusief het koppelen van je helpdesk- en CRM-systemen en het instellen van SLA- en urgentiecriteria.

Hoe wordt klachtdata beschermd?

Klachtdata wordt verwerkt op EU-servers conform de AVG, en we kunnen een verwerkersovereenkomst afsluiten. De agent gebruikt alleen de klant- en klachtgegevens die nodig zijn voor categorisering en routering.

Met welke systemen koppelt de agent?

De agent koppelt met helpdesksystemen zoals Zendesk, Trengo en Freshdesk, met CRM's zoals HubSpot en Salesforce, en met communicatiekanalen zoals e-mail en WhatsApp Business.

Kan de agent ook buiten kantooruren klachten oppakken, en blijft er controle?

De agent werkt 24/7: urgente klachten buiten kantooruren worden direct getriaged en de klant krijgt een automatische bevestiging. Categorisering en routering gebeuren automatisch, maar de daadwerkelijke afhandeling blijft bij jouw medewerkers.

Hoe herkent de agent urgentie, en signaleert hij structurele problemen?

Je stelt zelf de urgentie-criteria in, gebaseerd op taalanalyse, klantwaarde uit je CRM en productcategorie. Als meerdere klachten over hetzelfde onderwerp binnenkomen, genereert de agent een root cause-rapport, zodat je structurele problemen kunt aanpakken.

Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen

Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.

Plan gratis intake Bekijk alle agents

Ontdek meer

Vergelijkbare agents

Klantenservice automatisering

24/7 geautomatiseerde klantenservice via chat

Tot 20 uur/week

Garantie afhandeling

Geautomatiseerde garantieclaim verwerking