Offerteaanvraag intake met AI
Verwerkt binnenkomende offerteaanvragen via email en formulieren: extraheert specificaties, checkt haalbaarheid en routeert naar de juiste sales-medewerker.
In het kort
Tot 8 uur/week
tijdsbesparing
Tot 6x binnen 3 maanden
verwachte ROI
Live in 2 weken
van intake tot productie
AVG-compliant
EU-hosting & human-in-the-loop
Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.
Voor & na
Van handmatig naar automatisch
Trage offerteafhandeling kost je orders aan snellere concurrenten
- Offerteaanvragen komen binnen via email, telefoon en formulieren — er is geen gestandaardiseerd proces.
- Het uitzoeken van specificaties, beschikbaarheid en prijs kost de binnendienst uren per aanvraag.
- Aanvragen blijven liggen bij drukte, waardoor klanten naar snellere concurrenten gaan.
Van aanvraag naar offerte in uren, niet dagen
- Extraheert automatisch specificaties, hoeveelheden en deadlines uit offerteaanvragen via email en formulieren.
- Checkt beschikbaarheid en levertijden in je ERP en signaleert knelpunten direct.
- Routeert de aanvraag naar de juiste sales-medewerker op basis van productcategorie, regio of klantwaarde.
- Genereert een concept-offerte op basis van standaard-prijslijsten die de sales-medewerker zelf kan aanpassen.
Workflow
Zo werkt het
Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.
Workflow in actie
Offerteaanvraag intake · Automatische verwerking van inkomende offerteaanvragen
Aanvraag ontvangen
apiStap 1 van het geautomatiseerde proces.
Specificaties extraheren
analysisStap 2 van het geautomatiseerde proces.
Beschikbaarheid checken
dataStap 3 van het geautomatiseerde proces.
Routeren naar sales
outputStap 4 van het geautomatiseerde proces.
Concept-offerte genereren
apiStap 5 van het geautomatiseerde proces.
0
Stappen voltooid
5
Totaal stappen
Wat het oplevert
Sneller reageren, meer orders winnen
Door offerteaanvragen automatisch te verwerken en routeren, reageer je sneller en win je meer orders.
snellere intake
meer verwerkingscapaciteit
door snellere reactie
Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.
Koppelingen
Werkt met jouw software
Koppelt met ERP, CRM en emailsystemen.
ERP
CRM
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met aanvragen in het Engels?
Ja, de agent verwerkt aanvragen in het Nederlands, Engels en Duits. Andere talen zijn op aanvraag mogelijk.
Wat doet de agent precies met een binnenkomende offerteaanvraag?
De agent extraheert specificaties, hoeveelheden en deadlines uit de aanvraag, controleert beschikbaarheid en levertijden in je ERP, en routeert de aanvraag naar de juiste sales-medewerker op basis van productcategorie, regio of klantwaarde.
Wat kost deze agent, en hoe lang duurt de implementatie?
Standaard agents zoals deze starten vanaf €2.500; een volledig maatwerktraject begin je vanaf €5.000, met een gratis AI-scan als startpunt. De implementatie duurt doorgaans zo'n 2 weken, inclusief koppeling met je ERP en CRM.
Hoe wordt onze data behandeld — is dit AVG-proof?
Data wordt binnen de EU gehost en verwerkt, en we kunnen een verwerkersovereenkomst afsluiten. De agent verwerkt alleen de gegevens uit de aanvraag die nodig zijn om te routeren en de offerte voor te bereiden.
Met welke ERP- en CRM-systemen werkt de agent samen?
De agent koppelt met ERP-systemen zoals Exact Online, AFAS, SAP Business One en Navision, met CRM's zoals HubSpot, Salesforce en Pipedrive, en met Outlook, Gmail en Microsoft 365 voor het verwerken van binnenkomende aanvragen.
Wordt de offerte automatisch verstuurd, of blijft de sales-medewerker in controle?
De agent genereert een concept-offerte op basis van je standaard-prijslijsten, maar de sales-medewerker beoordeelt en past deze aan voordat hij wordt verstuurd. Je kunt zelf bepalen bij welk type aanvragen extra controle nodig is.
Kan de routering worden aangepast aan onze organisatie?
Ja, tijdens de implementatie stellen we de routeringsregels in op basis van productcategorie, regio of klantwaarde, zoals die bij jullie sales-team gelden. Regels zijn later aan te passen als je organisatie verandert.
Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen
Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.
Verdieping
Lees ook in onze kennisbank
AI voor architecten: van tekentafel naar tijdwinst
Architecten- en ingenieursbureaus verdrinken vaak in administratie naast het tekenwerk. AI helpt bij offertes, vergaderverslagen, Bouwbesluit-toetsing en facturatie - dit artikel laat zien hoe.
Lees artikelSectorenAI voor groothandels: van voorraad tot orderverwerking
Dunne marges en handmatige orderverwerking maken groothandels kwetsbaar. Deze gids laat zien waar AI concreet tijd en marge oplevert, van orderverwerking tot offertes.
Lees artikelSectorenAI voor de bouw: praktische toepassingen voor aannemers
AI in de bouw is meer dan robots en generatief ontwerp. Ontdek welke concrete toepassingen vandaag al tijd besparen voor aannemers, met stappenplan en kosteninschatting.
Lees artikel
Je schakelt direct met Erwin Berkouwer, oprichter van UnifyAI — geen accountmanagers of junior consultants ertussen.
Erwin werkt 8+ jaar in data en AI (banking, retail, e-commerce) en past dezelfde AI-automatisering intern toe die hij bij klanten bouwt. Per opdracht schakelt hij de juiste specialist uit zijn netwerk bij.
Lees meer over Erwin en de werkwijzeStart met Offerteaanvraag intake
Plan een gratis intake van 30 minuten. Wij analyseren jouw situatie en maken een voorstel op maat.