Verzuim & verlof beheer met AI

Verwerkt ziekmeldingen, verlofaanvragen en WVP-trajecten automatisch. Bewaakt termijnen, stuurt herinneringen en houdt HR-dossiers up-to-date — zonder handmatig opvolgwerk.

Plan gratis intake

HRConsultancyMKBUitzendbureau

In het kort

Tot 8 uur/week

tijdsbesparing

Tot 6x binnen 4 maanden

verwachte ROI

Live in 3 weken

van intake tot productie

AVG-compliant

EU-hosting & human-in-the-loop

Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.

Voor & na

Van handmatig naar automatisch

Zonder AI Agent

Verzuim- en verlofbeheer kost HR dagelijks uren aan administratie

Ziekmeldingen komen via telefoon, e-mail en WhatsApp binnen — handmatige registratie in HR-systemen is tijdrovend en foutgevoelig.
WVP-trajecten kennen strikte wettelijke termijnen (6-wekengesprek, plan van aanpak, 42-wekenmelding bij UWV). Gemiste deadlines kunnen leiden tot boetes.
Verlofaanvragen worden handmatig verwerkt, saldo's bijgehouden in Excel en goedkeuringen per e-mail afgestemd — gebrek aan overzicht veroorzaakt fouten.

Met Verzuim & verlof beheer

Geautomatiseerde verwerking met bewaking van wettelijke termijnen

Registreert ziekmeldingen automatisch zodra een medewerker zich meldt via e-mail, Teams of een meldportaal, en werkt het HR-systeem direct bij.
Bewaakt WVP-termijnen en stuurt leidinggevenden en HR tijdig reminders voor het 6-wekengesprek, plan van aanpak en UWV-meldingen.
Verwerkt verlofaanvragen, controleert het beschikbare saldo en stuurt aanvragen automatisch ter goedkeuring naar de leidinggevende.
Alle medische en personeelsgegevens worden verwerkt en opgeslagen conform AVG, uitsluitend toegankelijk voor bevoegde HR-medewerkers.

Workflow

Zo werkt het

Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.

Workflow in actie

Verzuim & verlof beheer · Automatische verwerking van ziekmeldingen en verlofaanvragen

Ziekmelding ontvangen

api

Via Teams, email of webformulier

Registreren in HR-systeem

analysis

Automatisch in HR-systeem verwerken

WVP-termijnen instellen

data

WVP-deadlines instellen

Reminders versturen

output

Leidinggevende en HR notificeren

UWV-melding voorbereiden

api

Documentatie klaarzetten voor UWV

Stappen voltooid

Totaal stappen

Wat het oplevert

Minder administratieve druk en grip op WVP-deadlines

De agent neemt de registratie en opvolging over van HR, zodat zij zich kunnen richten op persoonlijke begeleiding van zieke medewerkers. WVP-termijnen worden actief bewaakt, zodat deadlines niet meer over het hoofd worden gezien. Medewerkers en leidinggevenden hebben altijd up-to-date inzicht in verlofsaldi.

Tot 5 uur/week

Tijdsbesparing

minder handmatige verzuimregistratie

Boeterisico

WVP-termijnen worden altijd bewaakt

Altijd actueel

Verlof saldo

automatisch bijgewerkt na goedkeuring

Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.

Koppelingen

Werkt met jouw software

Koppelt met HR-systemen, salarisadministratie en communicatiekanalen voor volledige verzuim- en verlofautomatisering.

HR & Payroll

AFASNmbrsLoket.nlPersonioBambooHR

UWV & Arbodienst

UWV WerkgeversportaalArboNedHumanCapitalCareZorg van de Zaak

Communicatie

Microsoft TeamsSlackOutlookWhatsApp Business

Planning & Roosters

ShiftbasePlandayRostarAFAS Planner

Veelgestelde vragen

Welke WVP-termijnen bewaakt de agent automatisch?

De agent bewaakt alle wettelijke termijnen conform de Wet Verbetering Poortwachter: het 6-wekengesprek, het plan van aanpak in week 8, de eerstejaarsevaluatie in week 52 en de 42-wekenmelding bij UWV. HR en leidinggevenden ontvangen tijdig een herinnering vóór elke deadline.

Hoe ontvangen medewerkers ziekmeldingen — moeten zij een app installeren?

Nee, medewerkers kunnen zich ziekmelden via de kanalen die ze al gebruiken: email, Microsoft Teams, WhatsApp of een eenvoudig webformulier. De agent verwerkt de melding automatisch en bevestigt de ontvangst aan de medewerker.

Hoe worden gevoelige medische gegevens beschermd?

Medische informatie wordt versleuteld opgeslagen op Nederlandse servers en is uitsluitend toegankelijk voor bevoegde HR-medewerkers conform de AVG. De agent registreert de afwezigheid, maar slaat geen diagnoses of medische details op — dat is ook wettelijk niet toegestaan.

Werkt de agent ook voor uitzendkrachten en flexmedewerkers?

Ja. We kunnen de agent configureren voor verschillende dienstverbandvormen, inclusief uitzendkrachten met eigen cao-regels en verlofopbouw. De agent past de regels automatisch toe op basis van het contract van de medewerker.

Wat kost dit en hoe lang duurt de implementatie?

Standaard agents starten vanaf €2.500, maatwerk vanaf €5.000; een gratis AI-scan is een goed startpunt. De implementatie duurt doorgaans 3 weken, inclusief het inrichten van de WVP-termijnbewaking.

Met welke HR- en verzuimsystemen werkt de agent samen?

De agent koppelt met HR- en salarissystemen zoals AFAS, Nmbrs en Loket.nl, met de arbodienst zoals ArboNed of HumanCapitalCare, en met het UWV-werkgeversportaal voor de wettelijke meldingen.

Verwerkt de agent verlofaanvragen en ziekmeldingen volledig zelfstandig?

Ziekmeldingen en verlofsaldi worden automatisch geregistreerd, maar goedkeuring van verlofaanvragen blijft bij de leidinggevende. Bij WVP-stappen zoals het plan van aanpak stelt de agent een concept voor, dat HR of de leidinggevende beoordeelt voordat het wordt ingediend.

Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen

Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.

Plan gratis intake Bekijk alle agents

Ontdek meer

Vergelijkbare agents

Performance review assistent

Beoordelingsgesprekken voorbereiden met AI

Tot 10 uur/week

Urenregistratie controle

Automatische controle van gewerkte uren