Verzuim & verlof beheer
Verwerkt ziekmeldingen, verlofaanvragen en WVP-trajecten automatisch. Bewaakt termijnen, stuurt herinneringen en houdt HR-dossiers up-to-date — zonder handmatig opvolgwerk.
In het kort
Tot 8 uur/week
tijdsbesparing
Tot 6x binnen 4 maanden
verwachte ROI
Live in 3 weken
van intake tot productie
AVG-compliant
EU-hosting & human-in-the-loop
Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.
Voor & na
Van handmatig naar automatisch
Verzuim- en verlofbeheer kost HR dagelijks uren aan administratie
- Ziekmeldingen komen via telefoon, e-mail en WhatsApp binnen — handmatige registratie in HR-systemen is tijdrovend en foutgevoelig.
- WVP-trajecten kennen strikte wettelijke termijnen (6-wekengesprek, plan van aanpak, 42-wekenmelding bij UWV). Gemiste deadlines kunnen leiden tot boetes.
- Verlofaanvragen worden handmatig verwerkt, saldo's bijgehouden in Excel en goedkeuringen per e-mail afgestemd — gebrek aan overzicht veroorzaakt fouten.
Geautomatiseerde verwerking met bewaking van wettelijke termijnen
- Registreert ziekmeldingen automatisch zodra een medewerker zich meldt via e-mail, Teams of een meldportaal, en werkt het HR-systeem direct bij.
- Bewaakt WVP-termijnen en stuurt leidinggevenden en HR tijdig reminders voor het 6-wekengesprek, plan van aanpak en UWV-meldingen.
- Verwerkt verlofaanvragen, controleert het beschikbare saldo en stuurt aanvragen automatisch ter goedkeuring naar de leidinggevende.
- Alle medische en personeelsgegevens worden verwerkt en opgeslagen conform AVG, uitsluitend toegankelijk voor bevoegde HR-medewerkers.
Workflow
Zo werkt het
Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.
Workflow in actie
Verzuim & verlof beheer · Automatische verwerking van ziekmeldingen en verlofaanvragen
Ziekmelding ontvangen
apiVia Teams, email of webformulier
Registreren in HR-systeem
analysisAutomatisch in HR-systeem verwerken
WVP-termijnen instellen
dataWVP-deadlines instellen
Reminders versturen
outputLeidinggevende en HR notificeren
UWV-melding voorbereiden
apiDocumentatie klaarzetten voor UWV
0
Stappen voltooid
5
Totaal stappen
Wat het oplevert
Minder administratieve druk en grip op WVP-deadlines
De agent neemt de registratie en opvolging over van HR, zodat zij zich kunnen richten op persoonlijke begeleiding van zieke medewerkers. WVP-termijnen worden actief bewaakt, zodat deadlines niet meer over het hoofd worden gezien. Medewerkers en leidinggevenden hebben altijd up-to-date inzicht in verlofsaldi.
minder handmatige verzuimregistratie
WVP-termijnen worden altijd bewaakt
automatisch bijgewerkt na goedkeuring
Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.
Koppelingen
Werkt met jouw software
Koppelt met HR-systemen, salarisadministratie en communicatiekanalen voor volledige verzuim- en verlofautomatisering.
HR & Payroll
UWV & Arbodienst
Communicatie
Planning & Roosters
Veelgestelde vragen
Welke WVP-termijnen bewaakt de agent automatisch?
De agent bewaakt alle wettelijke termijnen conform de Wet Verbetering Poortwachter: het 6-wekengesprek, het plan van aanpak (week 8), de eerstejaarsevaluatie (week 52) en de 42-wekenmelding bij UWV. HR en leidinggevenden ontvangen tijdig een herinnering vóór elke deadline.
Hoe ontvangen medewerkers ziekmeldingen — moeten zij een app installeren?
Nee, medewerkers kunnen zich ziekmelden via de kanalen die ze al gebruiken: email, Microsoft Teams, WhatsApp of een eenvoudig webformulier. De agent verwerkt de melding automatisch en bevestigt de ontvangst aan de medewerker.
Hoe worden gevoelige medische gegevens beschermd?
Medische informatie wordt versleuteld opgeslagen op Nederlandse servers en is uitsluitend toegankelijk voor bevoegde HR-medewerkers conform de AVG. De agent registreert de afwezigheid, maar slaat geen diagnoses of medische details op — dat is ook wettelijk niet toegestaan.
Werkt de agent ook voor uitzendkrachten en flexmedewerkers?
Ja. We kunnen de agent configureren voor verschillende dienstverbandvormen, inclusief uitzendkrachten met eigen cao-regels en verlofopbouw. De agent past de regels automatisch toe op basis van het contract van de medewerker.
Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen
Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.
Start met Verzuim & verlof beheer
Plan een gratis intake van 30 minuten. Wij analyseren jouw situatie en maken een voorstel op maat.