Werkbonnen digitaliseren
Digitaliseert papieren werkbonnen via foto of scan en koppelt ze aan projecten en uren. Vermindert administratie voor bouw, installatie en technische dienstverlening.
In het kort
Tot 12 uur/week
tijdsbesparing
Tot 7x binnen 3 maanden
verwachte ROI
Live in 2 weken
van intake tot productie
AVG-compliant
EU-hosting & human-in-the-loop
Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.
Voor & na
Van handmatig naar automatisch
Papieren werkbonnen leiden tot administratieve chaos
- Monteurs vullen werkbonnen in het veld in, die later handmatig moeten worden ingevoerd.
- Werkbonnen raken zoek, zijn onleesbaar of komen te laat binnen voor tijdige facturatie.
- Dubbelwerk: data staat al op de werkbon maar moet opnieuw worden overgetypt in ERP of tijdregistratie.
Digitale werkbonnen met OCR en automatische verwerking
- Monteurs maken een foto van de ingevulde werkbon via de app, waarna data automatisch wordt uitgelezen (uren, materialen, handtekening).
- Koppelt de werkbon automatisch aan project, klant en kostenplaats in het ERP-systeem.
- Valideert de data (afwijkende uren vs. planning, ontbrekende handtekening) en vraagt waar nodig om correctie.
- Alle werkbon-data wordt opgeslagen binnen Nederland, met volledige audit trail voor facturatie.
Workflow
Zo werkt het
Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.
Workflow in actie
Werkbonnen digitaliseren · Digitale werkbonregistratie en verwerking
Werkbon foto maken
apiStap 1 van het geautomatiseerde proces.
OCR data-extractie
analysisStap 2 van het geautomatiseerde proces.
Validatie en matching
dataStap 3 van het geautomatiseerde proces.
Koppelen aan project/klant
outputStap 4 van het geautomatiseerde proces.
Boeken in ERP
apiStap 5 van het geautomatiseerde proces.
0
Stappen voltooid
5
Totaal stappen
Wat het oplevert
Elimineer overtypwerk en versnel facturatie
De agent pakt het grootste knelpunt aan: handmatige invoer van werkbonnen. Monteurs werken digitaal, de back-office ziet data real-time en facturatie kan sneller. Het resultaat: minder administratie en een betere cashflow.
geen handmatig overtypen meer
door directe verwerking
door digitale opslag
Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.
Koppelingen
Werkt met jouw software
Werkt met ERP, tijdregistratie en project-tools voor seamless werkbon-verwerking.
ERP & Boekhouding
Tijdregistratie
Projectmanagement
Field Service
Veelgestelde vragen
Werkt de OCR ook op slecht leesbare handgeschreven werkbonnen?
Moderne OCR bereikt 85-90% nauwkeurigheid op handschrift. Onzekere velden worden gemarkeerd voor handmatige controle. We adviseren digitale formulieren via tablet/app voor 100% nauwkeurigheid, met mogelijkheid tot foto van bestaande bonnen in transitieperiode.
Kunnen monteurs ook direct digitaal invullen zonder papier?
Ja, we bieden een mobiele app (iOS/Android) waar monteurs werkbonnen digitaal invullen. Dit is nauwkeuriger dan OCR en werkt ook offline (synchroniseert bij WiFi/4G). Klant kan direct op tablet tekenen voor akkoord.
Hoe wordt de handtekening van de klant geverifieerd?
Digitale handtekening op tablet/telefoon wordt opgeslagen als image met timestamp en GPS-locatie. Dit is juridisch geldig. Voor papieren werkbonnen scant de OCR de handtekening en slaat deze op als bewijs.
Wat als een werkbon niet matched met een bestaand project?
De agent markeert dit als afwijking en vraagt monteur of planner om project te specificeren. Voor nieuwe projecten (bijvoorbeeld storing/spoedklus) kan automatisch een project aangemaakt worden op basis van klantcode.
Kunnen we werkbonnen ook gebruiken voor materiaalverbruik-registratie?
Ja, monteurs kunnen materialen en aantallen invoeren (handmatig of via barcode scan). Dit wordt automatisch afgeboekt van voorraad in ERP en toegevoegd aan projectkosten voor nauwkeurige nacalculatie.
Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen
Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.
Start met Werkbonnen digitaliseren
Plan een gratis intake van 30 minuten. Wij analyseren jouw situatie en maken een voorstel op maat.