Werkbonnen digitaliseren met AI

OCR haalt gegevens van handgeschreven werkbonnen, maar onzekere velden worden altijd gemarkeerd voor handmatige controle — voor de meeste nauwkeurigheid adviseren we digitale formulieren via tablet of app. Een digitale handtekening wordt opgeslagen als afbeelding met tijdstempel en locatie; bij papieren bonnen scant de OCR de handtekening en slaat die op als bewijs.

Ja, we bieden een mobiele app voor iOS en Android waarin monteurs werkbonnen digitaal invullen. Dit is nauwkeuriger dan OCR en werkt ook offline, met synchronisatie zodra er weer wifi of 4G is. De klant kan direct op de tablet tekenen voor akkoord.

De agent markeert dit als afwijking en vraagt de monteur of planner om het project te specificeren. Voor nieuwe projecten, bijvoorbeeld een storing of spoedklus, kan automatisch een project aangemaakt worden op basis van de klantcode.

De agent koppelt met ERP- en boekhoudsystemen zoals Exact Online, AFAS en Microsoft Dynamics, met tijdregistratie zoals Timechimp, en met projectsystemen zoals Simplicate. Monteurs kunnen materialen en aantallen invoeren, handmatig of via barcode, die automatisch worden afgeboekt van voorraad in het ERP en toegevoegd aan de projectkosten.

Standaard agents zoals deze starten vanaf €2.500, een maatwerkversie met specifieke ERP-koppelingen start vanaf €5.000. Je kunt starten met een gratis AI-scan om te zien waar werkbonverwerking nu de meeste tijd kost.

De implementatie staat doorgaans binnen 2 weken live, inclusief koppeling met je ERP- en tijdregistratiesysteem en het instellen van de validatieregels.

Alle werkbon-data wordt opgeslagen op servers binnen de EU, met een volledige audit trail voor facturatie. Er wordt dataminimalisatie toegepast waar mogelijk, en een verwerkersovereenkomst kan onderdeel zijn van de implementatie.