Exact Online koppelen aan ChatGPT of Claude: zo werkt het

Steeds meer ondernemers vragen het: kan ik Exact Online koppelen aan ChatGPT of Claude, zodat AI mijn facturen uitzoekt of mijn vragen over de administratie beantwoordt? Het korte antwoord is ja. Het langere antwoord gaat over hoe, want daar zit het verschil tussen handig en riskant.

Kan ChatGPT of Claude rechtstreeks in Exact Online?

Niet zomaar. ChatGPT en Claude zijn taalmodellen: ze lezen en schrijven tekst. Ze weten niets van jouw administratie tot iets ze die gegevens geeft. Dat gebeurt op drie manieren:

1. Je kopieert gegevens in een chat. Een export uit Exact plakken in ChatGPT. Dat werkt voor een losse vraag, maar je deelt dan je administratie met een algemene chatdienst en niemand houdt bij wat er met die gegevens gebeurt.
2. Een losse tool van een derde partij hangt de chatbot aan Exact. Er zijn koppelingen en connectoren die een chatbot toegang geven tot je boekhouding. Let dan op wat die tool mag: alleen lezen, of ook boeken en verwijderen?
3. Een AI-agent werkt via de officiële koppeling van Exact. De agent krijgt een eigen gebruiker met alleen de rechten die hij voor zijn taak nodig heeft. Wat hij leest en wat hij klaarzet, staat vooraf vast. Onder de motorkap gebruikt hij een taalmodel zoals dat achter ChatGPT of Claude.

De eerste twee lijken sneller. De derde is wat je wilt als het om je boekhouding gaat.

Wat kan een AI-agent in Exact Online doen?

Een agent doet het herhaalwerk en zet het resultaat klaar. Jij of je boekhouder keurt goed. Voorbeelden:

• Inkoopfacturen klaarzetten. De agent haalt facturen uit de mail, leest ze uit en zet de boeking klaar bij de juiste leverancier en grootboekrekening.
• Afletteren voorbereiden. Welke transacties hebben nog geen factuur? De agent zoekt het uit en zet per klant of leverancier een herinnering klaar. Zo doet Buro Zondag het.
• Vragen over de administratie beantwoorden. "Is de factuur van leverancier X al betaald?" De agent zoekt het op en zet het antwoord klaar.
• Controle vóór de btw-aangifte. Afwijkende tarieven of dubbele boekingen markeren voordat je aangifte doet.

Meer voorbeelden staan op de pagina Exact Online en AI en in factuurcontrole in Exact Online met AI.

Is het veilig?

Dat hangt af van de manier. Drie vragen om te stellen, bij elke oplossing:

• Welke rechten krijgt de AI? Alleen lezen, of ook boeken? Een agent die klaarzet en niet zelf doorboekt, kan weinig kwaad.
• Waar gaan je gegevens heen? Bij een zakelijk abonnement van OpenAI of Anthropic wordt je invoer standaard niet gebruikt om modellen te trainen. Bij een gratis consumentenversie ligt dat anders.
• Wie checkt het resultaat? Een mens keurt goed voordat iets in je administratie staat.

Meer over hoe wij dat regelen staat op Veiligheid en beheer.

Wat kost een AI-koppeling voor Exact Online?

Je eerste AI-agent kost € 750 vast, met maximaal twee koppelingen, bijvoorbeeld Exact Online en je mailbox. Hij staat binnen twee weken na de intake live. Hosting en onderhoud kost vanaf € 50 per maand per agent. Een groter traject, met meer koppelingen of meer stappen, begint ook vanaf € 750; de koppelingen staan dan per stuk in de offerte.

Hoe begin je?

Begin met één taak die elke week terugkomt, zoals inkoopfacturen of afletteren. Beschrijf die taak, dan maak je een AI-agent-design: welke stappen, welke koppelingen, wat de agent klaarzet en wat jij checkt. Dat kan in een paar minuten met de UnifyAI Agent. Wil je eerst weten hoe koppelen in het algemeen werkt? Lees dan Exact Online koppelen aan AI.

Bronnen

• Exact Online developer documentation, Exact
• Enterprise privacy at OpenAI, OpenAI
• Commercial terms of service, Anthropic