Facturen automatisch verwerken: Exact Purchase Agent, losse tool of eigen agent?

Wat bedoelen we met facturen automatisch verwerken?

Een inkoopfactuur komt binnen per mail, via Peppol of als foto van een bon. Automatisch verwerken betekent dat software de factuur leest, de leverancier en de bedragen herkent en een boekingsvoorstel klaarzet: grootboekrekening, btw-code en kostenplaats. Jij kijkt het voorstel na en keurt het goed. Het verschil zit in wat er gebeurt bij een factuur die niet in het patroon past.

Drie opties naast elkaar

Exact noemt een nauwkeurigheid van 98%. Dat is goed, maar het betekent ook dat je bij 500 facturen per maand er ongeveer tien zelf corrigeert. Nakijken blijft dus nodig, bij elke optie.

Wanneer is welke optie slim?

De Purchase Agent is genoeg als:

• je alles in Exact Online doet;
• je facturen van vaste leveranciers komen met een voorspelbare opbouw;
• een afwijking zeldzaam is en je die prima zelf oplost.

Een losse tool past als:

• je een administratiekantoor bent met veel klanten in verschillende pakketten;
• je één werkwijze wilt voor al die administraties.

Een eigen agent loont als:

• je facturen moet matchen met inkooporders of pakbonnen;
• er veel uitzonderingen zijn: deelleveringen, creditnota's, verschillende btw-situaties;
• de informatie in meer systemen staat dan alleen je boekhouding, bijvoorbeeld een ERP of een projectadministratie;
• je wilt dat de agent ook de mail eromheen afhandelt: een vraag aan de leverancier klaarzetten bij een ontbrekend inkoopordernummer.

Een rekenvoorbeeld

Stel: je verwerkt 300 inkoopfacturen per maand en iemand is er nu vijf minuten per factuur mee bezig. Dat is 25 uur per maand.

• Purchase Agent: 297 facturen × € 0,39 = ongeveer € 116 per maand. Het nakijken gaat naar een minuut per factuur: 5 uur per maand. Bij voorspelbare facturen is dit de goedkoopste route.
• Eigen agent: eenmalig vanaf € 750 plus een vast bedrag per maand. Dat verdient zich pas terug als de uitzonderingen het werk zijn: als een kwart van je facturen nu een halfuur uitzoekwerk kost, zit daar het grootste deel van die 25 uur.

Reken het voor je eigen aantallen uit met de terugverdienrekenaar.

Wanneer is een standaardtool genoeg?

Vaker dan je denkt. Heb je minder dan een paar honderd facturen per maand, werk je alleen in Exact en zijn de meeste facturen een herhaling van vorige maand, begin dan met de Purchase Agent. Een eigen agent is dan te veel. Wij zeggen dat ook in een eerste gesprek.

Hoe ziet een eigen agent eruit?

Een agent voor inkoopfacturen leest de factuur, zoekt de inkooporder erbij, controleert bedragen en btw en zet een boekingsvoorstel klaar in Exact Online. Past iets niet, dan zet hij de vraag aan de leverancier klaar als concept. Jij keurt het voorstel en de mail goed. Meer over hoe we dat aanpakken lees je op facturen en administratie.

Bronnen: Exact, Automatische factuurverwerking (exact.com, geraadpleegd 25 oktober 2026) voor de nauwkeurigheid van 98%; de prijs per document van de Purchase Agent zoals gepubliceerd in oktober 2026. Voor Finivo en Autoboeker vonden we geen openbare prijs per document.