Voorbeeld: werkbonnen verwerken met een AI-agent bij een installatiebedrijf
Erwin Berkouwer
Dit is een voorbeeldscenario, geen klantcase. Het bedrijf bestaat niet. De stappen, de rekensom en de prijzen zijn wel zoals wij het zouden aanpakken. Echte klantverhalen staan bij Cases.
De uitgangssituatie
Een installatiebedrijf met twaalf monteurs. Elke monteur vult na een klus een werkbon in: op papier, in een app of als foto in de mail. Op kantoor typt iemand de uren, materialen en klantgegevens over in het boekhoudpakket en maakt de factuur. Bonnen missen een adres, een artikelnummer of een handtekening. Dan belt kantoor de monteur na.
Wat de agent doet
- Lezen. De agent leest elke werkbon die binnenkomt: klant, adres, uren, materialen en opmerkingen, ook van een foto.
- Aanvullen. Ontbreekt er iets, dan zoekt hij het op in het klantdossier of in de vorige klus op hetzelfde adres.
- Controleren. Kloppen de uren met de planning? Staat het materiaal in de prijslijst? Wat afwijkt, markeert hij met de reden erbij.
- Klaarzetten. Wat klopt, staat als conceptfactuur in het boekhoudpakket. Wat niet klopt, komt in een lijstje voor kantoor, met een conceptvraag aan de monteur.
Wat een mens blijft doen
- Kantoor keurt de conceptfacturen goed en verstuurt ze.
- De monteur beantwoordt de vraag als er iets ontbreekt.
- Afwijkende prijsafspraken met een klant blijven een mensenkeuze.
Hoe rekenen we uit of het loont?
Vóór de bouw doen we een nulmeting met je eigen cijfers: hoeveel werkbonnen per week, hoeveel minuten per bon, hoeveel bonnen een vraag opleveren. Een rekensom om zelf in te vullen:
| Wat | Jouw getal |
|---|---|
| Werkbonnen per week | ... |
| Minuten per bon op kantoor | ... |
| Uren per week | bonnen × minuten ÷ 60 |
| Uren per jaar | uren per week × 46 |
Na de livegang meten we hetzelfde opnieuw. Pas dan weet je wat het oplevert. Een getal vooraf zou een belofte zijn die we niet kunnen waarmaken.
Wat het kost
Met twee koppelingen (de mailbox of app waar de bonnen binnenkomen en het boekhoudpakket) past dit in Jouw eerste AI-agent: € 750 vast, excl. btw, binnen 2 weken na de intake live. Hosting kost vanaf € 50 per maand. Komt de planning erbij als derde koppeling, dan wordt het een AI-agent traject, vanaf € 750 met de koppelingen per stuk in de offerte.
Wat de agent niet doet
- Hij verstuurt geen facturen zonder akkoord.
- Hij past geen prijzen aan en geeft geen korting.
- Hij plant geen monteurs in. Dat is een ander proces.
Meer over dit soort werk lees je bij facturen en administratie.
Veelgestelde vragen
Korte, heldere antwoorden die je helpen sneller beslissen.
Is dit een echte klant?
Nee. Dit is een voorbeeldscenario. De stappen en prijzen zijn zoals wij het zouden aanpakken. Echte klantverhalen staan bij Cases.
Werkt dit ook met werkbonnen op papier?
Ja, als er een foto of scan van binnenkomt. De agent leest ook handschrift, maar markeert wat hij niet zeker kan lezen.
Wat kost een agent die werkbonnen verwerkt?
Met maximaal twee koppelingen past het in Jouw eerste AI-agent: € 750 vast, binnen 2 weken na de intake live. Hosting kost vanaf € 50 per maand.
