Factuurgeschil afhandeling
Detecteert betalingsgeschillen via e-mail, crediteurensystemen en bankfeeds. Verwerkt correcte creditnota's, initieert debiteurencommunicatie en escaleert complexe geschillen naar de juiste medewerker.
In het kort
Tot 8 uur/week
tijdsbesparing
Tot 6x binnen 4 maanden
verwachte ROI
Live in 2 weken
van intake tot productie
AVG-compliant
EU-hosting & human-in-the-loop
Tijdsbesparing en ROI zijn indicatief en afhankelijk van je proces, data en volume.
Voor & na
Van handmatig naar automatisch
Betalingsgeschillen kosten kostbare tijd en beschadigen klantrelaties
- Geschillen komen via e-mail, telefoon en portalen binnen en worden niet centraal bijgehouden, waardoor opvolging verslechtert.
- Het handmatig opmaken van creditnota's en terugboekingen kost de finance-afdeling dagelijks veel administratief werk.
- Te late of incorrecte communicatie met debiteuren leidt tot verdere escalatie en soms incassotrajecten die vermijdbaar waren.
Centrale registratie en geautomatiseerde afhandeling van geschillen
- Detecteert geschillen automatisch in e-mailboxen, debiteurenadministraties en banktransacties en centraliseert ze in één overzicht.
- Analyseert het geschil, controleert de originele factuur en stelt een correcte creditnota of correctiefactuur op ter goedkeuring.
- Verstuurt gepersonaliseerde communicatie aan de debiteur met toelichting en betalingsopties, conform jouw tone-of-voice.
- Escaleert complexe of hoog-risico geschillen met een samenvatting naar de verantwoordelijke medewerker.
Workflow
Zo werkt het
Bekijk hoe de agent stap voor stap door het proces loopt — jij houdt grip op elke beslissing.
Workflow in actie
Factuurgeschil afhandeling · Automatisch betalingsgeschillen detecteren en oplossen
Geschil detecteren
apiGeschil herkennen in mailbox/systeem
Factuur & context analyseren
analysisFactuur & context beoordelen
Creditnota opstellen
dataCorrectie opstellen
Debiteur communiceren
outputDebiteur informeren
Escaleren of afsluiten
apiGeschil oplossen of escaleren
0
Stappen voltooid
5
Totaal stappen
Wat het oplevert
Snellere cashflow en minder uren aan dispuut-administratie
Door geschillen direct te detecteren en geautomatiseerd te verwerken, hoeven finance-medewerkers alleen nog uitzonderingen te behandelen. Debiteuren ontvangen sneller een correcte reactie, wat de kans op tijdige betaling vergroot en de klanttevredenheid verbetert.
minder handmatig geschillenbeheer
snellere afhandeling per geschil
kortere debiteurenuitstaand periode
Cijfers zijn indicatief en afhankelijk van je processen en volume.
Koppelingen
Werkt met jouw software
Koppelt met Nederlandse boekhoud- en ERP-systemen, e-mailplatforms en bankfeeds om geschillen volledig geautomatiseerd te detecteren en verwerken.
Boekhouding & ERP
E-mail & Communicatie
Bankfeeds
Debiteurenbeheer
Veelgestelde vragen
Hoe weet de agent welke geschillen hij zelf mag afhandelen en welke hij moet escaleren?
Je stelt drempelwaarden in op basis van bedrag, klantcategorie en geschiltype. Geschillen onder de drempelwaarden worden volledig geautomatiseerd afgehandeld; daarboven ontvangt de verantwoordelijke medewerker een samenvatting met aanbeveling.
Kan de agent ook werken met onze bestaande creditnota-templates?
Ja. De agent gebruikt jouw bestaande templates in Exact, AFAS of als Word/PDF. Hij vult de juiste klant- en factuurgegevens in, berekent de correctiebedragen en legt het concept ter goedkeuring voor aan de controller.
Wat gebeurt er als een debiteur niet reageert na de geautomatiseerde communicatie?
De agent volgt een instelbare escalatiestrategie: na X dagen zonder reactie stuurt hij een herinnering, daarna een aanmaning, en uiteindelijk wordt het dossier overgedragen aan de credit controller of een incassobureau.
Is de communicatie naar debiteuren aanpasbaar op onze tone-of-voice?
Absoluut. Tijdens de implementatie stemmen we de sjablonen af op jouw huisstijl en communicatiestijl. Je kunt kiezen voor een formele of meer persoonlijke toon, en per klantcategorie een andere aanpak instellen.
Geen passende agent? Laat een custom AI-agent bouwen
Je proces is uniek. Wij bouwen AI-agents op maat voor jouw workflow, integraties en doelen. Neem contact op voor een gratis intake.
Start met Factuurgeschil afhandeling
Plan een gratis intake van 30 minuten. Wij analyseren jouw situatie en maken een voorstel op maat.