Gedeelde mailbox automatisch afhandelen: zo werkt een AI-agent op info@

Wat doet een agent op een gedeelde mailbox?

Een info@- of service@-mailbox is meestal een mix: klantvragen, facturen, offerteaanvragen, nieuwsbrieven en spam. Iemand leest alles, sorteert het en beantwoordt de vragen die steeds terugkomen. Een agent neemt dat voorwerk over:

1. Sorteren. Elke mail krijgt een label: vraag, klacht, factuur, offerteaanvraag of overig.
2. Samenvatten. Bovenaan staat in twee zinnen waar de mail over gaat en wat de afzender wil.
3. Conceptantwoord. Bij een vraag die hij herkent zet hij een antwoord klaar, in jullie toon en met de informatie uit jullie eigen bronnen.
4. Doorzetten. Een factuur in de bijlage gaat naar Exact Online of AFAS, een offerteaanvraag naar de juiste collega.

De kernregel: de agent zet klaar, jij checkt. Er gaat geen mail naar een klant zonder dat iemand op verzenden drukt.

Hoe ziet een dag eruit?

Om half negen staan er veertig nieuwe mails. Twaalf zijn een vraag die de agent kent: daar staat een concept onder. Je leest ze, past er twee aan en verstuurt ze. Zes facturen staan al als boekingsvoorstel klaar. Drie klachten staan bovenaan met een samenvatting. De rest is gelabeld en kan wachten. Wat eerst een ochtend kostte, is nu een half uur nakijken.

Welke toegang heeft de agent nodig?

In Outlook en Microsoft 365 krijgt de agent toegang tot alleen de mailboxen die jullie aanwijzen: mail lezen, een concept opslaan en labels zetten. Verzenden hoort daar niet bij. Jullie IT ziet en beheert die toegang zelf en kan hem altijd intrekken.

Wanneer loont het?

• bij meer dan een paar tientallen mails per dag in één gedeelde mailbox;
• als een groot deel van de vragen steeds terugkomt (levertijd, status van een order, een factuur opvragen);
• als er bijlagen tussen zitten die nu met de hand worden doorgestuurd.

Bij een rustige mailbox met vooral unieke vragen is het voordeel klein. Dan zeggen we dat ook.

Wat kost het?

Een eerste agent bouwen we vanaf € 750 en hij staat binnen twee weken live. Daarna betaal je een vast bedrag per maand voor hosting en onderhoud. Reken je eigen situatie uit met de terugverdienrekenaar of lees hoe we het aanpakken bij AI-klantenservice en een agent op Outlook.