Offertes automatiseren met AI: zo werkt het in vijf stappen

Offertes automatiseren met AI betekent dat een AI-agent de aanvraag leest, de klantgegevens en de juiste prijzen opzoekt en de offerteregels klaarzet. Jij kijkt na en verstuurt. Bij NDK Metaal ging een offerte zo van dertig naar tien minuten, bij tien offertes per week.

Uit dat project bleek ook waar het werk echt zat: niet in de agent, maar in de prijzen en materialen die eerst op orde moesten.

Wat betekent offertes automatiseren met AI?

Een offerte maken is meestal geen moeilijk werk. Het is zoekwerk: welke materialen, welke prijs geldt nu, wat stond er de vorige keer voor deze klant? Een AI-agent neemt dat zoekwerk over. Hij beslist niet over de prijs. Dat blijft bij jou.

Het verschil met een offertesjabloon: een sjabloon vult vaste velden. Een agent leest een aanvraag in gewone taal, zoals een mail met "graag een prijs voor 40 platen RVS van 2 mm, gezet". Die zet hij om naar offerteregels uit je eigen prijslijst.

Hoe werkt het, stap voor stap?

1. De aanvraag komt binnen. Per mail, via een formulier op je site of in je CRM.
2. De agent zoekt de klant op. Bestaande klant of nieuw? Welke afspraken gelden er, wat kocht hij eerder?
3. De agent zoekt de prijzen op. Uit je eigen prijslijst of artikelbestand, niet uit het taalmodel.
4. De agent zet de offerteregels klaar. Als concept in je CRM of boekhoudpakket, met erbij wat hij niet zeker wist.
5. Jij kijkt na en verstuurt. Je past aan waar het werk afwijkt. Wat je corrigeert, gaat terug de agent in.

Wat levert het op?

De cijfers uit ons project bij NDK Metaal, een metaalbedrijf dat werkt met HubSpot:

De salesmanager werkte de eerste weken naast de agent en keek elke offerte na. Wat steeds goed ging, hoefde hij daarna alleen nog te lezen. Bijzonder werk rekent hij nog steeds zelf door. Het volledige verhaal lees je in de case van NDK Metaal.

Waarom moet de data eerst op orde?

Een agent zet een offerte klaar met de prijzen die hij vindt. Staan er drie prijzen voor hetzelfde materiaal, of heten twee artikelen bijna hetzelfde, dan kiest hij er een. Soms de verkeerde.

Bij NDK Metaal begonnen we daarom met data op orde: materialen en prijzen gestructureerd, dubbelingen eruit en vastgelegd wat elk veld betekent. Pas daarna kwam de agent. Het citaat van NDK Metaal zegt het kort: "De winst zat niet in de agent maar in wat eraan voorafging."

Wat mag AI niet doen bij offertes?

• Prijzen verzinnen. Een taalmodel kan een plausibel bedrag noemen dat nergens op slaat. De prijs komt altijd uit je eigen prijslijst.
• Korting geven. Afwijkende afspraken met een klant blijven een mensenkeuze.
• Zelf versturen. Elke offerte gaat langs iemand die tekent voor de prijs.
• Bijzonder werk doorrekenen. Maatwerk, spoed of een nieuw materiaal: dat markeert de agent, jij rekent het door.

Wanneer loont het?

Het loont als je elke week offertes maakt die op elkaar lijken en de prijzen ergens vastliggen. Maak je een paar offertes per maand die elke keer anders zijn, dan is een goed sjabloon genoeg. Reken het voor jezelf uit:

Met welke systemen werkt het?

Met de systemen die je al gebruikt, via hun officiële koppeling: een CRM zoals HubSpot of Teamleader, een boekhoudpakket zoals Exact Online of AFAS, of een prijslijst in Excel. Welke koppelingen jouw agent nodig heeft, staat vooraf in het AI-agent-design.

Wat kost het bij UnifyAI?

Bij UnifyAI staan de prijzen vooraf op de site, excl. btw.

Hoe begin je?

Tel eerst hoeveel offertes je per week maakt en hoe lang ze duren. Kijk dan of je prijzen op één plek staan. Meer over de aanpak lees je bij offerte maken met AI. Wil je weten wat een agent voor jouw offertes klaarzet? Beschrijf het in de UnifyAI Agent: je krijgt een AI-agent-design met de stappen, de koppelingen en een prijsindicatie.