Facturen en administratie
Inkoopfacturen die zichzelf inboeken.
Een AI agent haalt de facturen uit de mail, leest ze uit, controleert ze tegen je eigen gegevens en zet de boeking klaar. Jij checkt alleen wat afwijkt.
- 1
Agent
Factuur komt binnen
De agent haalt de pdf uit de inbox, ook uit een doorgestuurde mail.
- 2
Agent
Uitlezen
Leverancier, factuurnummer, bedrag, btw en vervaldatum.
- 3
Agent
Controleren
Tegen de inkooporder, de afspraak in je CRM en eerdere facturen.
- 4
Agent
Boeking klaarzetten
Met grootboekrekening en kostenplaats, in je eigen boekhouding.
Jij
Jij checkt de afwijkingen
Klopt het bedrag niet of is de leverancier nieuw? Dan beslis jij.
Hoe het nu gaat, en wat de agent overneemt.
Inkoopfacturen verwerken is werk dat niemand graag doet en een AI agent ook kan. De laatste blik blijft bij jou.
Zo gaat het nu
- Iemand opent elke ochtend de mailbox en slaat bijlagen op.
- Bedragen, btw en factuurnummers worden overgetypt in het boekhoudpakket.
- Wie controleert of de factuur klopt, zoekt de order of de afspraak erbij in een ander systeem.
- Een dubbele factuur valt pas op als hij al betaald is.
Wat de agent overneemt
- Facturen uit de mail halen, ook bij tien leveranciers met elk een eigen opmaak.
- Uitlezen en de boeking voorbereiden met de juiste rekening.
- Controleren tegen je eigen gegevens: order, contract, eerdere facturen.
- Afwijkingen apart zetten met de reden erbij.
Wat bij jou blijft
- Je checkt de facturen die afwijken.
- Je beslist over nieuwe leveranciers en twijfelgevallen.
- Je zet de betaling door, zoals je dat nu ook doet.
Werkt met je eigen boekhouding.
Geen nieuw pakket. De agent werkt in de systemen die je al gebruikt.
Boekhouding
Exact Online, AFAS, SnelStart en e-Boekhouden. De agent zet de boeking klaar in het pakket dat je al hebt.
CRM en orders
Salesforce of HubSpot, om facturen te controleren tegen wat er is afgesproken.
Mail
De mailbox waar de facturen nu al binnenkomen, zoals Outlook of Gmail.
Per pakket lees je wat er kan. Bekijk de integraties
Maak je factuuragent-design.
Zie in een paar minuten wat een agent met jouw inkoopfacturen doet, wat jij checkt en wat het scheelt.
- 1
Vertel hoe facturen nu binnenkomen
Per mail, per post of via een portaal van de leverancier.
- 2
Beantwoord een paar vragen
Hoeveel facturen per maand en in welk boekhoudpakket.
- 3
Ontvang je AI agent-design
De stappen, wat jij checkt, de koppelingen en een prijsindicatie.
Agent- Hoe gaat het nu met facturen? Vertel waar het binnenkomt en hoeveel het er zijn, dan maak ik je AI agent-design.
Powered by ClaudeDiensten die erbij horen.
Begin klein met één agent, of laat het hele proces ontwerpen en bouwen.
Vragen over facturen en administratie.
Is dit hetzelfde als OCR of scansoftware?
OCR leest een factuur uit. Een AI agent doet daarna ook de rest: hij controleert de factuur tegen je eigen gegevens, zet de boeking klaar en legt uit waarom iets afwijkt.
Met welk boekhoudpakket werkt het?
Met Exact Online, AFAS, SnelStart en e-Boekhouden, en met andere pakketten die een koppeling hebben. Bij de integraties lees je per pakket wat er kan.
Boekt de agent zelf zonder dat iemand kijkt?
Hij zet de boeking klaar. Jij checkt de afwijkingen en bepaalt samen met ons welke facturen zonder extra blik door mogen. Hoe dat geregeld is, staat op Veiligheid en beheer.
Wat als een factuur er anders uitziet dan normaal?
Dan zet de agent hem apart met de reden erbij. Van jouw correcties leert hij, zodat dezelfde leverancier de volgende keer wel goed gaat.
Moet onze administratie eerst op orde zijn?
Niet helemaal. De agent heeft wel nette leveranciers en rekeningen nodig. Dat bekijken we in het ontwerp, en is er meer nodig, dan past data op orde. Doe de datascan om te zien waar je staat.
