Case · Facturen en administratie
Bureau Zondag: klanten herinneren aan wat er nog mist in Exact
Een AI agent zoekt uit welke facturen en transacties nog niet af te letteren zijn in Exact, en zet per klant een herinnering klaar met precies wat er ontbreekt. Ruud checkt en verstuurt.
- Uren vóór
- 4 uur per week
- Uren na
- 5 minuten per week
- Per maand terug
- 17 uur
De klant en het werk.
Afletteren strandt op wat er niet is. Een transactie zonder factuur, een factuur zonder transactie: iemand moet per klant uitzoeken wat ontbreekt en daar achteraan. Dat uitzoekwerk kostte Ruud elke week ongeveer vier uur, en het bleef liggen als het druk was.
- Klant
- Bureau Zondag
- Branche
- Accountancy
- Proces
- Facturen en administratie
- Dienst
- AI agent traject
- Systemen
- Exact Online, Outlook
Wat we per stap deden.
1. Onderzoeken
We liepen de afletterronde door: wat blijft er staan, en waarom. Bijna altijd omdat er aan de kant van de klant iets ontbreekt, niet omdat de boeking fout is.
2. Fundament leggen
Vastgelegd wanneer iets "nog niet te koppelen" is en wanneer het echt om een fout gaat. Zonder dat onderscheid herinnert een agent mensen aan dingen die al kloppen.
3. Bouwen
De agent leest Exact uit, bepaalt per klant wat er mist, en schrijft een concept: welke facturen aangeleverd moeten worden, en welke transacties nog openstaan bij facturen die er al wél zijn. Gepersonaliseerd per klant, want een herinnering die niet klopt kost meer tijd dan hij bespaart.
4. Landen
De eerste weken liep Ruud elk concept na en corrigeerde hij wat er niet klopte. Wat steeds goed ging, ging daarna sneller de deur uit.
5. Sturen
Nieuwe klanten en uitzonderingen komen erbij; de agent leert van de correcties die Ruud maakt.
Wat de klant zelf houdt.
De agent zet klaar, de klant checkt.
- Ruud leest elk concept voordat het naar een klant gaat.
- De agent verstuurt niets zelf.
- Wat een echte boekingsfout is, blijft werk voor de accountant.
“Ik was elke week een paar uur bezig met uitzoeken wat er bij welke klant nog miste. Dat zoekwerk is weg. Ik lees na wat er klaarstaat en het gaat de deur uit.”
Meer cases.
Bekijk wat agents bij andere klanten doen. Alle cases
